Управление бизнес-процессами предприятия

Обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Что даром, а за что придется платить

У большинства систем управления проектами есть бесплатные версии, но они бывают двух принципиально разных видов.

«Честная» бесплатная версия. Система искренне хочет, чтобы вы свободно пользовались ею без ограничений по времени. И делились с друзьями.

«Пробная» бесплатная версия. Продукт нацелен на то, чтобы сконвертировать вас в платящего клиента. И потому намеренно урезает вам «жизненно важные» функции. Часто это становится неприятным сюрпризом, когда начинаешь пользоваться системой.

Мы в YouGile приняли опасное для себя решение и в октябре запустили «честную» бесплатную версию. Сняли все ограничения, оставили только одно – до 10 пользователей (оплата начиная с 11-го). Результат пока такой: сильно потеряли в количестве платящих клиентов, зато график активности в системе вырос в 2 раза за 3,5 месяца.

Конечно, предварительно мы изучили рынок и посмотрели, а какие free-версии предлагают наши конкуренты: Asana, Bitrix24, Trello и другие. Мы постоянно тестируем разные системы управления и делаем выводы: кто предлагает «честную» бесплатную версию, а кто нет.

В этой статье – обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Делимся наблюдениями: где какие кейсы можно решить бесплатно, а в какой момент придется доставать кошелек.

Начнем с продуктов, у которых бесплатные версии наиболее полноценные, а также расскажем про свою.

10 бесплатных систем управления

1. YouGile

До 10 человек – полностью бесплатная, то есть «честная» облачная версия. Функционал весь на месте, тот же, что и за деньги, в рукаве ничего не прячем. По сути у нас нет бесплатного и платного тарифа как таковых – маленьким командам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата вводится только за 11-го человека.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Организовать сотрудников в системе: указать должности, руководителей, отделы.

Наладить работу с подрядчиками и фрилансерами: настроить права доступа в системе для «своих» и для «чужих».

Создать проекты, доски, задачи, подзадачи.

Сортировать свои и чужие задачи в личном планировщике.

Наладить коммуникации между разными отделами. Например, передавать заказы из отдела продаж – на производство.

Общаться как в мессенджере. Каждая задача – это чат, также есть личные чаты. Со смайликами, цитированием, упоминаниями и всем, чем нас балуют соцсети и мессенджеры.

Смотреть, как выполняется работа – доступны все виды отчетов и сводок.

Сделать для себя «уютное» и удобное рабочее пространство: личные доски, свой фон, приватные и избранные задачи, чек-листы, таймеры, дедлайны.

За что точно придется платить:

За пользование системой в больших командах. До 10 человек – все бесплатно, за 11-го надо будет платить по 299 рублей в месяц.

За коробочную версию.

На бесплатном тарифе в YouGile можно легко работать всем отделом или маленькой командой. Создавайте сколько угодно проектов и досок, устанавливайте права для сотрудников, назначайте задачи, следите за ходом их выполнения. Помечайте важные задачи стикерами или звездочкой «Избранное». Общайтесь в чатах, обсуждайте заказ пиццы (приватно) или новый проект (всей командой). Обменивайтесь файлами (без ограничений по весу). «Побалуйтесь» смайликами и красивыми фонами для досок.

2. Trello

Крутая бесплатная версия – «честная». Никаких ограничений по времени и количеству пользователей. Ограничения только по числу досок – до 10 штук. И кое-где функционал урезан: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше – до продажи Trello компании Atlassian. Однако все равно считаем эту версию вполне полноценной для работы в небольших командах.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.

Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.

Хочется больше общения по задачам – есть интеграция со Slack.

Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.

Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.

За что точно придется платить:

Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок – переходите на платный тариф.

Расширения. Для каждой доски можно выбрать только 1 расширение бесплатно. Например, ставите календарь – тогда карта уже недоступна. Ставите голосование – и нельзя будет копировать карточки. В платной версии ограничений нет.

Тяжелые файлы. Платите, чтобы загружать в задачи 250 МБ.

Настройка прав доступа. Если нужно ограничить права пользователя в рамках доски или команды, например, при работе с фрилансерами и подрядчиками.

Приоритетная техподдержка. Ответ прилетает на почту в течение 1 дня.

Группировка и объединение досок в коллекции, чтобы не путаться в них.

Сортировка карточек. Навести порядок, упорядочить карточки по последним действиям или числу участников – только в платной версии.

Интеграции без ограничений: более 100 интеграций с Jira, Slack, Google Диск, InVision…

Кастомные фоны для досок и пользовательские стикеры. Не самое важное в этом списке, конечно, но упомянем тоже.

Итак, в бесплатной версии Trello можно продуктивно работать, особенно в небольших командах или отделах из 10-15 человек. Надо только все продумать: не создавать лишних досок, выбирать самые важные. Не грузить тяжелые файлы, хранить их где-то отдельно и в карточках просто давать на них ссылки. Интегрировать Slack. Этого вполне хватит. Но, конечно, без расширений, экспорта данных и гибкой настройки прав доступа временами будет нелегко.

3. Bitrix24

В марте этого года Bitrix24 расширили свой бесплатный тариф – сняли ограничение на количество пользователей. Раньше можно было пригласить только 12 человек, теперь – сколько пожелаете. Пожалуй, отнесем эту бесплатную версию к «честным». Базового функционала хватает, чтобы работать по проектам.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

Настроить мобильную CRM.

Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

Интеграция с почтой, создание email-рассылок.

Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).

Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

4. Pyrus

«Честная» бесплатная версия для всех, кроме целевой аудитории. Система заточена под работу с документами, и именно на это ставит ограничение на бесплатном тарифе: до 100 задач, созданных по готовым формам. Если у вас есть такой бизнес-процесс, то вам этих 100 задач рано или поздно все равно не хватит. «Рядовым» же пользователям, которым нужны доски и стандартные задачи, на бесплатной версии будет комфортно.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Пригласить любое количество сотрудников, создать любое количество простых задач, назначить исполнителей.

Связывать между собой задачи. Сортировать их по сроку и активности.

Обмениваться файлами по задачам, для их хранения дается 1 ГБ свободного места.

Вообще работать с задачами легко и приятно: есть доски, есть личный планировщик, где отображаются «задачи от меня» и «задачи для меня». Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные.

Есть много «фишек» в карточках задач: поставить на контроль, отложить на потом, настроить напоминание, повторить задачу.

Выстроить четкую структуру компании и настроить права доступа для разных отделов.

Можно считать время, затраченное каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.

Настроить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, а также с любой CRM.

Автоматизировать документооборот. Согласовывать договоры и платежи, оформлять заявки, работать с запросами от клиентов.

За что точно придется платить:

Формы. В системе есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процесс. Это и является основным преимуществом системы. Но таких задач можно создать до 100 штук. Нужно больше – переходите на платный тариф.

Место на диске. В платной версии его дается в 100 раз больше – 100 ГБ вместо 1 ГБ.

Бесплатная версия системы управления Pyrus подойдет многим командам. Кроме тех, кто имеет дело с большим количеством документов и хочет автоматизировать работу с ними. В общем-то на этот сегмент платящей аудитории и ориентируется система. Еще одно самое неприятное ограничение – малый размер места на диске, всего 1 ГБ.

5. Jira

Система Jira, которая чаще всего используется как баг-трекер для отдела разработки – самая оплачиваемая система в России. Корпорации закупают ее примерно на 5 миллиардов рублей ежегодно. Однако у нее есть и бесплатная версия – до 10 пользователей. В целом мы относим ее к «честным», но все же есть серьезные ограничения: дается всего 2 ГБ места, нет расширенных прав доступа.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Планировать работу: создавать доски, задачи, спринты, распределять их между исполнителями.

Пользоваться бизнес-шаблонами проектов (для отделов маркетинга, персонала, юридического и финансового, также есть универсальные шаблоны).

Собрать все рабочие файлы в одном месте: статусы, комментарии и вложения (дается 2 ГБ).

Расставлять приоритеты и дедлайны, контролировать ход работы над проектами.

Обсуждать задачи всей командой.

Создавать детальные отчеты о проектах, смотреть сводки, оценивать загрузку сотрудников.

Получить поддержку (правда, это не техподдержка в привычном понимании, а поддержка сообщества Jira).

За что точно придется платить:

Больше пользователей. Платные тарифы поддерживают до 10 000 пользователей.

Больше места в хранилище – 250 ГБ и больше.

Расширенные права доступа. Ограничить действия пользователей на уровне проектов и задач можно только в платной версии.

Анонимный доступ. Просмотр и создание задач без входа в систему. Удобно при работе с фрилансерами и подрядчиками.

В бесплатной версии могут работать маленькие команды. Главное – не хранить в системе тяжелые файлы и не приглашать сторонних людей, так как их права нельзя будет ограничить. Для команд от 10 человек подходит только платная версия.

6. ClickUp

С первого взгляда кажется, что система предлагает «честную» бесплатную версию – сколько угодно пользователей, сколько угодно задач, навсегда. Но если присмотреться внимательнее – увидишь множество ограничений: отчеты, настройка прав доступа, интеграции. Ключевое ограничение: лимит в 100 действий по ряду функций. Так что мы все-таки относим ее к «нечестным» free-версиям.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Приглашать любое число пользователей в проекты.

Создавать сколько угодно досок, задач и списков и организовывать работу по ним.

Использовать заметки, цифровые блокноты, напоминания и календари.

Анализировать производительность спринтов.

Отслеживать, сколько времени было затрачено на ту или иную задачу.

Смотреть по календарю, когда работа началась и закончилась.

Сортировать задачи по тегам, присваивать им любые статусы.

Получить помощь от техподдержки, круглосуточно.

За что точно придется платить:

Место в хранилище. На бесплатном тарифе дается всего 100 МБ.

Настройка прав доступа.

Гостевой доступ к проектам.

Использование готовых форм.

Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими хранилищами.

За превышение лимита в 100 действий по ряду функций, ценных для любой системы управления проектами: настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и так далее.

Главная проблема на бесплатном тарифе – рано или поздно упираешься в потолок, когда исчерпаешь свой лимит на «100 действий» по множеству функций, и система просто «помашет тебе ручкой». И волей-неволей захочешь перейти на платный тариф.

7. Wrike

Возможности бесплатной версии сильно ограничены, и прежде всего количеством пользователей – до 5 человек. Еще несколько ключевых ограничений: нельзя настроить права доступа, нельзя оценить загрузку и «успеваемость» сотрудников. По нашему субъективному мнению это «нечестная» бесплатная версия, то есть «пробная».

Что получится сделать в бесплатной версии:

Все стандартно: сделать проекты и доски, повесить задачи, назначить исполнителей.

Задачи можно ставить как на доски, так и в личный планировщик. Можно их сортировать по дате, приоритету, статусу, важности.

Удобно хранить файлы и документы. Документы даже можно редактировать в режиме онлайн.

Общаться с коллегами в Ленте событий.

Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.

Использовать в своих целях 2 ГБ места.

За что точно придется платить:

Отчеты. В платной версии можно создать свои шаблоны отчетов, подписаться на уведомления, отобразить наглядно все важные данные по проекту в виде графиков и диаграмм.

Любимая многими диаграмма Гантта тоже доступна только на платном тарифе.

Контроль загрузки сотрудников: кто что выполнил, в какие сроки. Есть индекс эффективности и учет рабочего времени.

Права доступа. Сгруппировать сотрудников по командам (отдел маркетинга, бухгалтерия и т.д.), каждой команде назначить права – это стоит денег. Как и приглашение «гостевых пользователей» – клиентов, подрядчиков, фрилансеров.

Даже такая мелочь, как календарь – только в платной версии.

Основные ограничения бесплатной версии: нет отчетов, нет настройки прав доступа, нет визуализации процессов и контроля загрузки сотрудников. Подходит только для маленьких отделов, где 5 человек. А для личного пользования лучше использовать более простые и интуитивно понятные бесплатные системы управления, такие как Trello. Однако эта free-версия позволяет познакомиться с Wrike и принять решение, подходит вам эта система или нет.

8. Asana

Есть бесплатная версия до 15 пользователей, но ее функционал сильно урезан: нет отчетов, нет возможности контролировать выполнение задач, нельзя следить за обновлениями. Шаг влево, шаг вправо – и ты проваливаешься в «Активируйте Asana Premium!». Относим ее к «нечестным».

Что получится сделать в бесплатной версии:

Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.

Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.

Классифицировать задачи при помощи тегов.

Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.

Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.

За что точно придется платить:

Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.

Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.

Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.

Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.

Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.

Работа с формами.

Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства – «подглядеть», что происходит внутри.

9. Worksection

Бесплатная версия очень условная, «нечестная»: до 2 активных проектов, до 5 пользователей, до 100 МБ на диске. Складывается ощущение, что ее добавили просто как формальность, для галочки. Однако она помогает познакомиться с системой управления тем, кто планирует работать на платном тарифе.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Создать… всего 2 рабочих проекта. Пригласить до 5 пользователей.

Поизучать систему изнутри: попробовать создать задачу, пообсуждать ее, прикрепить файл.

Возможно, free-версию можно использовать для личных нужд, хотя для этого есть более удобные бесплатные системы управления проектами, тот же Trello.

За что точно придется платить:

Добавление более 2 проектов, задачи и подзадачи, возможность обозначать сроки выполнения, приоритеты, исполнителей, метки, статусы…

Ежедневный дайджест, приходящий на email.

Групповые чаты и обмен файлами более 100 МБ.

Функция учета времени, тайм-трекер. Которая помогает посчитать затраты по времени и бюджетам.

Настройка прав доступа, ограничение прав для клиентов и партнеров.

Бесплатную версию этой системы имеет смысл рассматривать только в том случае, в дальнейшем вы планируете перейти на платный тариф.

10. ToDoist

Бесплатная версия этой системы управления категорически «нечестная»: до 5 пользователей и до 80 проектов (хотя по сравнению с 2 проектами в Worksection это уже ого-го). Но радоваться рано. Все остальные возможности урезаны практически до нуля. Нельзя добавить более 150 задач, нельзя писать комментарии, нельзя загружать файлы.

Что получится сделать в бесплатной версии:

Разместить 150 задач.

«Подсмотреть», как устроена система изнутри, познакомиться с ней.

За что точно придется платить:

Большее число пользователей и проектов.

Более 150 активных задач.

Метки для карточек и их классификации.

Фильтры для поиска задач.

Визуализация продуктивности: цели на день и неделю, личный прогресс каждого пользователя.

Разные права для админа и для участника.

Формирование задач из писем в ящике Gmail.

Просмотр видео и прослушивание аудио в самой системе.

По факту бесплатной версии у этого сервиса нет. Да, вы можете создать 80 проектов и сделать целых 150 задач, но какой в этом смысл, если нельзя даже оставить комментарий? Не говоря уже об обмене файлами, напоминаниях, метках и прочих must-have атрибутах любой системы управления. Free-версия здесь – только для знакомства.

Сравнение 10 бесплатных систем управления

Подведем итоги. Как вы уже поняли, сам этот обзор 10 версий бесплатных систем управления – субъективный. В таблице ниже – только объективные данные и цифры.

Управление бизнес-процессами предприятия

Новички могут спросить: «Если я открываю цветочный киоск или кафе, то зачем мне ваши бизнес-процессы?». Ответ: чтобы не прогореть, а получить прибыль и расширить свое дело. Для этого придется провести большую аналитическую работу: изучить рынок, конкурентов, покупателей, а главное собственный бизнес.

Кто будет в плюсе: предприниматель, который делает все по наитию или тот, у кого налажены процессы отбора персонала и поставщиков, просчитаны способы распространения рекламы, доставки, а на предприятии трудятся не только рабочие, но и квалифицированные экономисты? При прочих равных всю прибыль заберет тот, кто внедряет бизнес-процессы и управляет ими.

Управление бизнес-процессами часто заменяют аббревиатурой BPM — business process management. Оно применяется во многих крупных компаниях по настоящее время с привлечением компьютерных программ и моделей. Вместе с экспертами «Комсомольская правда» приготовила материал об управлении бизнес-процессами на предприятии. Мы постарались простым языком рассказать об основах, методах, этапах и оптимизации.

Что такое управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами — систематический подход к управлению. Его цель в постоянном улучшении деятельности организации и ее процессов. Компания глубоко изучает свои процессы, анализирует их для регулярного совершенствования.

— Под бизнес-процессами понимаются не только производственные циклы изготовления продукции, но и вспомогательные процессы обслуживания бизнеса, которые влияют на конечный результат. Исходя из этого, практически все процессы в компании можно отнести к бизнес-процессам, — объясняет доцент Института финансов и устойчивого развития РАНХиГС Олег Филиппов.

Главная цель бизнеса — прибыль. К ней есть определенный путь, порой не один. Какой из них оптимальный? Определение ключевых точек на этом пути, способов достижения и методов контроля и есть управление.

— Если упрощенно, бизнес-процесс из «Джентльменов удачи»: «Украл-выпил-в тюрьму». Не самая удачная стратегия! Поэтому настоящие предприниматели используют другие последовательности. Например, простейшая «купил там-привез сюда-продал». Или не менее понятная, но затратная по времени «вспахал-посеял-обработал-собрал урожай-продал». Анализировать, каким бизнесом заниматься, оценивать затраты времени и ресурсов, просчитывать риски неудачи — это уже управление, — объясняет разработчик методических инструкций и стандартов системы менеджмента качества по ISO Дмитрий Бочаров.

Структура управления бизнес-процессами

Все бизнес-процессы можно разделить на три группы.

1. Процессы управления. Они необходимы для планирования, анализа, диагностики деятельности. За счет эффективных процессов управления можно гарантировать достижение производственных целей, связанных с получением ценностей для конечного потребителя.

К таким процессам относят планирование и бюджетирование, анализ финансово-экономического состояния, постановку оптимальных целей, внедрение KPI(ключевые показатели эффективности) и BSC(сбалансированная система показателей).

2. Производственные процессы. Основные процессы, в результате которых компания производит продукцию, выполняет работы и оказывает услуги. Это не только изготовление продукции производственными предприятиями, но и учебные программы в вузах, и транспортные услуги логистических компаний, приготовление блюд в ресторанах и т. д.

3. Обеспечивающие процессы. Вспомогательные, но необходимые для нормального функционирования производственных процессов. Они создают необходимую инфраструктуру для работы производственных подразделений. Это процессы юридического сопровождения, бухгалтерского оформления, подбор и управление персоналом, ремонты производственного оборудования и т.д.

— Управление бизнес-процессами в любой организации будет отличаться в зависимости от типа компании и индустрии. В различных направлениях и подразделениях существуют собственные процессы: в финансовых операциях, цепочках поставок, юридических аспектах деятельности, управлении персоналом, маркетинге и продажах и др. Процессы будут отличаться от рынка к рынку, поэтому система и структура управления тоже разная, — говорит генеральный директор «3М» по России и СНГ Матс Фриберг.

Цели управления бизнес-процессами

— Основная цель внедрения практики управления процессами — подготовиться к изменениям рынка, чтобы быстрее других адаптироваться к новым условиям и обеспечить стабильность и рост бизнеса, — считает управляющий директор «Mail.ru Цифровые технологии» Павел Гонтарев.

Достижение цели невозможно без:

• внедрения новых процессов и осознания их влияния на бизнес;
• перераспределения ресурсов;
• адаптации старых, но необходимых процессов к новым условиям;
• «освобождения» от ненужных, устаревших, формальных процессов.

Основная цель управления бизнес-процессами — приведение процессов предприятия к возможности достижения стратегических целей организации. Каждый процесс должен быть настроен так, чтобы его результаты приводили не только к частному результату, но и к синергетическому эффекту (слияния в единое целое) по компании.

Управление бизнес-процессами также подразумевает дробление стратегических целей компании на более низкие уровни управления и исполнения. Это необходимо для чувствительности и адаптации компании к изменениям.

Хотите открыть свой бизнес? Очень хорошо, расскажем вам пошагово, как открыть интернет-магазин с нуля. Бизнес в интернете подойдет и для новичков и для бизнесменов со стажем имеющим уже значительный опыт

Дмитрий Бочаров приводит анекдотичный пример. Жена посылает программиста в магазин: «Купи батон хлеба, если будут яйца — возьми десяток». Муж возвращается из магазина с десятью батонами. «Ты зачем столько хлеба купил?» — «Так ведь яйца были».

— В примере перед исполнителем устно поставлена неформальная задача, с которой он не справился. В этом проблема и небольших компаний: задача не понята или понята не так, а то и вовсе забыта. В итоге неоправданные расходы или убытки. В крупной компании для этого существуют информационные системы, бизнес-аналитики, которые формализуют типовые процессы в системе, предлагая руководству исполнителей, способы и условия выполнения и решают возникающие проблемы. Бизнес-процесс по сути инструкция, которая отвечает на вопросы кто, что, когда, где и каким образом должен сделать. Но такие инструкции нужно придумать, то есть спроектировать и привести в вид, понятный не только людям, но и программам, — отмечает Бочаров.

Методы управления бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами предприятия включает три основные методологии.

Оценка эффективности помогает их совершенствовать. Предполагает стабильное постепенное улучшение существующих процессов. Как правило, компания узко сосредотачивается на определенном аспекте процессов и предполагает непрерывное повторение действий по их улучшению.

Трансформации бизнес-процессов или реинжиниринг. Радикальное изменение бизнеса для значительного сокращения затрат, улучшения качества, уровня обслуживания и т. д. Очень часто эту методологию используют при антикризисном управлении, когда нужно принципиально изменить бизнес-модель.

Оценки зрелости управления бизнес-процессами. Позволяют оценить корпоративное управление бизнес-процессами. Оно предполагает связь результатов управления бизнес-процессов с достижениями стратегических целей компании. При этом особенно важно учитывать стадию развития компании и отрасли.

В организациях используются прикладное моделирование бизнес-процессов. Большинство реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Вот наиболее популярные методы управления бизнес-процессами. Каждый из них довольно обширен и применяет свою методологию. Для знакомства с принципами каждой требуется не один день.

• Flow Chart Diagram или диаграмма потока работ.
• Data Flow Diagram или диаграмма потока данных.
• Role Activity Diagram или диаграмма ролей.
• IDEF0.
• IDEF3 .
• Цветные сети Петри .
• Unified Modeling Language или UML.

Оптимизация управления бизнес-процессами

Если цель бизнеса — прибыль, то цель оптимизации процессов управления — снижение издержек. Результат работы бизнес-аналитика не просто квадратики, соединенные стрелочками и цифры, которые нужно достичь каждому для общего успеха, но и избавление человека от рутины, автоматизация простейшей работы, а где-то замена дорогостоящих профессионалов машинами.

— Если раньше бытовала практика бумажного согласования документов внутри компаний и между ними, то теперь многие уходят в электронный документооборот. Оптимизация управления системой внедренных бизнес-процессов неизбежно приведет к выбору готового программного решения или придется заказывать его у программистов специально для ваших задач, — объясняет Дмитрий Бочаров.

Наиболее эффективный инструмент оптимизации бизнес-процессов сегодня — применение IT-решений, которые обеспечивают автоматизацию всех или почти всех элементов деятельности компании.

— Одним из важнейших условий грамотной оптимизации считается четкое взаимодействие бизнеса с IT-подразделением. При его отсутствии постоянные уточнения, правки и согласования могут помешать даже самым простым изменениям. Ключевая задача, с которой сталкивается организация при оптимизации процессов, — преодоление пути от точки «почти неуправляемая деятельность» до «мы в состоянии спрогнозировать последствия любых действий внутри компании», — поясняет Павел Гонтарев.

— В первую очередь, необходимо выбрать применяемую методологию управления бизнес-процессами. Цель оптимизации — совершенствование либо отдельных элементов(методология оценки эффективности бизнес-процессов), либо всей бизнес-модели(методология реинжиниринга или оценки зрелости управления бизнес-процессами), — говорит Олег Филиппов.

При локальной оптимизации не следует использовать дополнительные источники финансирования. Разным подразделениям компании ставится конкретная цель для оптимизации. Например, улучшение качество обслуживания клиентов, ускорение юридического и бухгалтерского оформления и т. д.

Фундаментальная оптимизация бизнес-процессов может повлечь за собой серьезное изменение отдельных подразделений либо компании в целом. К примеру, в случае изменения продуктовой линейки либо антикризисного управления.

— До определенного уровня развития предприятие может обходиться без оптимизации. Но есть сигналы, которые говорят, что пора заняться бизнес-процессами. Это увеличение числа сотрудников или подразделений, уровней менеджмента, неразвитость или вовсе отсутсвие единой информационной системы, — объясняет члена стратегического совета по инвестициям в новые индустрии при Минпромторге России, генерального директора представительства компании Mankiewicz в России и странах СНГ Владимир Трофименко.

Провести оптимизацию можно по определенным критериям. Для бизнес-процессов такими критериями являются стоимость, продолжительность, количество транзакций и прочее.

— Со временем любые оптимизированные бизнес-процессы потребуют корректировки или замены. С одной стороны, бизнес-процессы должны соответствовать реальности, а с другой – не мешать нормальному развитию предприятия. Поэтому они нуждаются в своевременной модификации, — объяснил Трофименко.

Первый шаг к оптимизации бизнес-процессов – это их изучение и глубинное понимание.

— Распространенное заблуждение заключается в том, что большинство процессов уже описаны в должностных инструкциях и регламентах, и сотрудники их более-менее соблюдают. Но если посмотреть на любой процесс внутри крупной организации – от работы колл-центра до закупочных процедур, то окажется, что, во-первых, многое происходит не так и не в том порядке, как описано в правилах, а во-вторых, занимает больше времени, чем должно бы, — говорит генеральный директор ABBYY Россия Дмитрий Шушкин.

Хорошо разобраться в том, что на самом деле происходит в компании, можно тремя способами: глубинные интервью сотрудников, привлечение экспертов из консалтинговых компаний и анализ в реальном времени с помощью интеллектуальных платформ. Первые два способа требуют значительных временных и финансовых затрат. Кроме того, в своей оценке процесса сотрудники могут быть не совсем объективны.

Популярные вопросы и ответы

Что входит в зону ответственности управления бизнес-процессами предприятия?

— Выбор объектов управления бизнес-процессов, подбор методик оптимизации, контроль за исполнением. Важной составляющей является планирование и анализ внедренных этапов бизнес-процессов. Регулярный контроль и совершенствование подходов в управлении бизнес-процессов могут привести к оптимизации работы компании в целом. Управление берет на себя ответственность за внедрение процессов оптимизации и результатов деятельности, — отвечает доцент Института финансов и устойчивого развития РАНХиГС Олег Филиппов.

Что означает аббревиатуре BPMN?

Это система условных обозначений или ее еще называют нотация. Очень распространена. Нужна для описания и моделирования бизнес-процессов. Нотация BPMN понятна как представителям бизнеса, так и программам, работающим с бизнес-моделями. Это стандартный язык, позволяющий связать управление бизнесом и создание исполняемых алгоритмов.

Какие можно выделить этапы управления бизнес-процессами?

Отвечает Дмитрий Бочаров.

1. В начале создания компании собственник или лица, которым он поручает руководить, формируют стратегическую основу – оргструктуру компании и распорядительную документацию для формирования отношений между службами и отделами. Так определяются основные процессы — закупки, производство, сбыт, подготовка кадров, их руководители и исполнители.

2. Сформировав матрицу ответственности, переходят на уровень управления документами. Организационно-распорядительная документация во многом регламентируется законодательными актами, но и внутренние регламенты могут определять еще массу местных специфических документов.

3. Далее возможны варианты: инициатива сверху или снизу. Педант продумает все заранее, приобретет необходимое оборудование и софт, а затем будет строго спрашивать. Но не всегда у руководства в такой момент появляется понимание кем, как и что будет делаться на практике. Иногда компетенций руководства недостаточно для определения способов выполнения задач. Порой начальство говорит: «Давай ввяжемся в драку, а там посмотрим». Со временем формируется некоторая практика, когда исполнитель начинает задумываться, как бы упростить задачи или автоматизировать их.

3.1. При «инициативе снизу» у компании возникают «очаги автоматизации» — порой не совместимые между собой программные решения для оптимизации конкретного бизнес-процесса. В конечном итоге грамотный управленец приходят к необходимости унификации на какой-то общей платформе для нужд всех исполнителей, а не очень грамотный будет мучить сотрудников переработками.

4. Далее идет этап проектирования такой бизнес-системы. Начинается с описания потребностей каждого исполнителя, его видения задач. В такие периоды иногда происходит выявление противоречий между подразделениями или исполнителями. Иногда кто-то не хочет делать то что обязан, попросту саботирует задачи, иногда напротив – люди занимаются не своим делом.

5. Для моделирования бизнес-процессов применяется специализированное программное обеспечение. От бесплатных онлайн-сервисов до внутрисетевых решений от гигантов индустрии.

6. После внедрения система обычно претерпевает несколько итераций. Например, выясняется, что некоторые согласования, имевшие место на бумажных носителях, не добавляют процессу ценности, а лишь замедляют его.

По просьбе «КП» о поэтапном внедрении BPM, также рассказал доцент РАНХиГС Олег Филиппов. Самым распространенным считается цикл DMAIC — первый буквы аббревиатуры с английского переводятся как «определение, измерение, анализ, совершенствование, контроль». Он выделяет следующие этапы совершенствования процесса.

• Определение. Сначала выделить и описать бизнес-процесс с учетом всех составляющих: документов, исполнители, ресурсы и др.

• Измерение. Сбор данных — время на выполнение функций процесса, его себестоимость и т. д.

• Анализ. Показатели эффективности процесса просчитывают и сравнивают плановые и фактические значения. Затем определяются с направлением, в котором стоит совершенствоваться.

• Улучшение. На этом этапе совершенствуются необходимые изменения параметров процесса, которые были проанализированы на прошлом этапе.

• Контроль. Проверка изменений, которые были введены на по итогам прошлых этапов. Если результата не добились, то цикл повторяется снова.

Плюсы и минусы BPM?

Ключевыми плюсами внедрения управления бизнес-процессами являются:

• повышение прозрачности бизнеса для собственников;

• повышение эффективности управления за счет возможности контроля работы сотрудников компании;

• снижение затрат в результате смены или ухода ключевых менеджеров

• создание системы, обеспечивающей понимание всех сотрудников компании;

• согласованное взаимодействие структурных подразделений;

• ответственность структурных подразделений и выявление зон безответственности;

• создание предпосылок для внедрения систем KPI и BSC;

• создание предпосылок для фундаментальной автоматизации деятельности компании;

• возможность распространение методики BPMна все компании холдинга и дочерних структур.

• временные и материальные затраты на внедрение и регламентацию;

• стандартизация подходов BPM может привести к снижению креативности и инициативы сотрудников;

• вероятность изменения состава персонала компании в связи с несогласием части сотрудников относительно внедрения BPM;

• снижение гибкости в принятии решений в операционной деятельности в силу новых регламентов, в результате — отток части персонала или клиентов;

• дополнительная нагрузка по работе персонала, которая обязательно должна быть оплачена. В случае неоплаты — демотивация;

• возможность утечки информации в силу ее структурированности и наличия баз данных.

В чем различия функционального и процессного моделирования?

— Основная разница — на какой основе мы строим решение задачи. Если во главу угла ставится достижение результата, которое может в себя включать не оптимальные шаги, работы и нестандартные решения, то это функциональный подход. Он направлен больше на решение задач, связанных с клиентами. Если в приоритете ставится процесс или стандартизация – это процессный подход, который обычно используется, когда есть жесткие рамки законодательства либо ограничения, в которых происходит работа. Процессный больше подходит в режиме ограниченных ресурсов и большой массы клиентов или запросов, — пояснил Матс Фриберг.

Подойти к управлению бизнес-процессами можно отталкиваясь от двух моделей – функциональной и процессной. Вторая стала популярной в 70-х годах прошлого века, когда люди были в большинстве многофункциональны.

— При ориентации на клиента продавец управлял всеми этапами воронки продаж, и ему хватало собственной экспертизы. С индустриализацией мир стал активно меняться, и специалисты стали придавать больше значения отдельным этапам. Поэтому постепенно бизнес стал смещаться в сторону функционального подхода, чтобы «каждый занимался своим делом». Теперь управлением этапами тех же продаж занимается не один человек, а целый отдел, где есть продавцы, сидящие на телефоне, маркетологи, занимающиеся продвижением продукта в интернете, таргетологи, контент-менеджеры, емейл-маркетологи и т.д., — говорит Петр Зайченко.

Для получения сложного и качественного продукта нужны специалисты, которые будут глубоко погружаться в процесс и управлять им, в этом и заключается функциональный подход. Если же продукт не слишком сложный, и больше важна ориентация на клиентов, то подойдет процессный подход. Он чаще всего используется в сфере услуг, где крайне необходимо установить контакт с потребителем.

Управление бизнес-процессами: от сущности к принципам внедрения на практике

Большая часть компаний в своей работе руководствуется процессным подходом. Он заключается в возможности организовать коммерческую деятельность с учетом разделения на участки и зоны ответственности. Управление бизнес-процессами – это комплексный концептуальный подход, который позволяет с помощью определенных инструментов, программных продуктов, стандартов и документов достигать максимальных результатов. Теоретически многие понимают, что такое управление процессами, однако внедрить возможные механизмы на практике не могут или делают это неправильно.

Расскажем о том, что такое управление бизнес-процессами, какие подходы к нему существуют и какие ошибки чаще всего допускаются на практике.

Что такое бизнес-процесс

Под бизнес-процессом принято понимать совокупность действий и мероприятий, которые четко регламентированы по времени и осуществляются для достижения конкретного промежуточного результата. Именно такое определение можно встретить в научной литературе.

Если говорить простыми словами, то бизнес-процесс – это один из участков деятельности компании. Например, предприятие занимается производством и продажей электронного оборудования. Для достижения желаемого результата, то есть получения максимальной прибыли, компания должна выполнять несколько операций:

• закупать сырье, запасные части, комплектующие, операционные схемы;
• производить оборудование;
• хранить оборудование;
• реализовывать товар;
• предоставлять сервисное обслуживание, техническую поддержку и т. д.

Если придерживаться теоретической основы классификации бизнес-процессов, то принято разделять их на три глобальные категории:

1. Управление. С ним связаны все административные действия персонала и руководства фирмы. Дополнительно сюда относят все операции, которые обеспечивают рост и развитие предприятия, высокий уровень конкурентоспособности и выполнение поставленных задач. В эту категорию входят управленческие функции, планирование, контроль, учет и систематизация.
2. Производство. Это основные операции, которые осуществляются в рамках компании. Категория включает действия, которые обеспечивают создание конкретного продукта или услуги. Посредством таких операций достигаются основные цели фирмы – получение прибыли за счет реализации товара.
3. Обеспечение. Дополнительный участок работы к производственному типу бизнес-процессов. Это то, что обеспечивает основное производство. Сюда входит финансовое, кадровое, техническое обеспечение.

Мы перечислили отдельные бизнес-процессы предприятия. Существует определенный менеджмент бизнес-процессов, который позволяет на каждом из участков достигать желаемого результата. Например, на этапе закупки сырья и комплектующих необходимо найти надежных поставщиков, заключить с ними договоры, обеспечить исполнение обязательств в полном объеме и с соблюдением дедлайна. Кроме того, все материалы для производства должны быть качественными, надежными, инновационными. Именно эти задачи решает эффективная система управления процессами предприятия.

Управление бизнес-процессами

Сущность управления бизнес-процессами раскрывает Европейская ассоциация управления бизнес-процессами. Под категорией понимают некий системный подход, применяемый в проектировании, разработке, реализации, документировании и мониторинге всех процессов компании для достижения целей и реализации разработанной заранее стратегии развития предприятия.

Чтобы понять это сложное определение, необходимо рассмотреть систему управления бизнес-процессами в более простом контексте.

На старте создания любой компании необходимо решить множество вопросов. От того, какой программный продукт используется для документооборота, до того, как часто будут проходить планерки, совещания и т. д. В рамках каждого бизнес-процесса появляется множество задач. Вот только малая их часть:

1. Процесс снабжения. Необходимо определить перечень номенклатур для закупки, найти поставщиков, определить условия сотрудничества, составить график закупок, назначить ответственных лиц, прописать должностные обязанности сотрудников отдела сбыта, разработать отчетные формы и т. д.
2. Процесс работы с клиентами. Важно изучить спрос рынка, проанализировать конкурентов, их слабые и сильные стороны, разработать план продвижения, утвердить бюджет и сроки выполнения отдельных маркетинговых исследований. Разработать возможные виды поощрения для клиентов.
3. Процесс продажи. Разработать внутренние стандарты и сроки хранения готовой продукции, особенности перемещения товара внутри производства, склада. Нужно разработать договоры для оптовых покупателей, утвердить форму оплаты и штат отдела продаж.

Это только малая часть процессов управления компании. Во время работы любое предприятие постоянно сталкивается с множеством вопросов. Управление бизнес-процессами помогает утвердить все процессы и впоследствии корректировать их с учетом возможных ошибок, неточностей или запросов компании.

Всем ли необходимо управление бизнес-процессами

Сейчас основы управления бизнес-процессами рассматриваются многими экспертами. Исследовать эту тему рекомендуют всем – от частных предпринимателей и самозанятых до крупных компаний. Но такой подход требует уточнения.

Небольшие фирмы имеют достаточно упрощенные бизнес-процессы без четкой детализации и разделения. У них отсутствует разграничение между зонами ответственности. Поэтому при малейших изменениях внутренней или внешней среды такие фирмы легко адаптируются.

Если же внедрить в работу небольших компаний четкие алгоритмы и регламентированные бизнес-процессы, это может навредить. Не всегда некрупная фирма с прописанными алгоритмами сможет среагировать на корректировки в работе. Поэтому рекомендуют внедрять различные подходы управления бизнес-процессами только на средних и больших предприятиях. Тратить ресурсы на внедрение и дальнейшую оптимизацию различных схем управления, например, индивидуальному предпринимателю, не всегда рационально. Он работает так, как диктует ему окружающая среда и определенные факторы. Малым фирмам необходимо на первом этапе сопоставить эффективность такой регламентации и затраченных ресурсов, а потом уже принимать решение о целесообразности внедрения.

Небольшая компания может постепенно перерасти в крупный субъект хозяйствования. Задача управляющего или собственника бизнеса – найти эту грань, когда предприятие из небольшого субъекта перейдет в категорию крупных. Ведь при отсутствии грамотных подходов к управлению бизнес-процессами в большой компании деятельность будет вестись хаотично.

Другой важный нюанс: даже на крупном предприятии не все бизнес-процессы нуждаются в четкой регламентации. Если определенная операция повторяется часто, тогда ее необходимо прописывать документально и при необходимости изменять регламент проведения. Если же такие операции проводятся редко, они не влияют на результат работы фирмы, то четко регламентировать такой участок точно не стоит. На первом этапе необходимо протестировать несколько вариантов сценария, а потом уже выбрать оптимальный.

Также стоит учитывать специфику организации. Не весь бизнес подлежит разделению на процессы. Например, легко прописать этапы управления бизнес-процессами в строительной или производственной компании. Они работают постоянно с использованием одних и тех же регламентов, реализуют одни и те же проекты. Но есть и такие сферы работы, которые трудно регламентировать, это касается компаний, которые работают в сфере услуг. Здесь каждый случай индивидуален и говорить о стандартизации достаточно сложно. Аналогичная ситуация с проектными организациями. Для них каждый заказ – это индивидуальная работа, процессный подход вряд ли даст желаемый результат.

Основные подходы в управлении

Все управленческие бизнес-процессы имеют одну конечную цель – повысить качество конечного продукта, удовлетворив запросы клиента и обеспечив себе получение прибыли. Для достижения поставленной задачи применяется целый список технологий и инструментов, которые должны выбираться в зависимости от специфики фирмы, конкретного участка работы. Выделяют четыре основных подхода в системе управления процессами организации, которые могут использоваться на любом предприятии:

1. Стандартизация участков работы с документальной фиксацией и информированием ответственных лиц. Каждый сотрудник должен понимать, что он получит по завершении процесса. Для этого нужны определенные стандарты, которые минимизируют риски и повышают результативность работы, качество конечного продукта.
2. Совершенствование. Любой бизнес-процесс подлежит постоянному анализу и совершенствованию. Необходимо непрерывно улучшать работу, учитывая современные тенденции рынка, финансового положения. Можно оптимизировать технологию производства, модернизировать оборудование, сократить продолжительность операционного цикла, уменьшить совокупные издержки компании.
3. Автоматизация и использование информационных технологий. Трудно представить современное предприятие, которое не применяет информационные технологии. Специальные программные продукты могут использоваться для документирования, учета, автоматизации производства и т. д. Любые технологии подобного рода упрощают работу, сокращают издержки и трудозатраты на производство.
4. Систематизация бизнес-процессов. В рамках каждой фирмы ежедневно осуществляется множество операций. И задача управления – систематизировать такую работу, отнести ее к конкретному процессу, зоне ответственности.

Еще следует сказать о таком подходе, как классификация управления бизнес-процессами в зависимости от возможности их регламентирования. Особенно актуально это в тех компаниях, которые имеют дело с проектами. Например, они занимаются разработками, масштабным производством и т. д. В таких организациях управление бизнес-процессами может проходить по двум схемам:

• Классическая. Такую разновидность также называют каскадной.
• Гибкая. Принципиально отличается от классической модели управления бизнес-процессами.

Разница состоит в том, что каскадная схема предполагает использование определенного алгоритма. То есть получается, что сначала составляется план, программа действий, а потом уже распределяются роли и задачи. Использовать такую модель рекомендуют только в том случае, если результат можно спрогнозировать.

Гибкая модель управления бизнес-процессами предполагает, что определенный план и программа, по которым работает компания, реализуются в рамках неопределенности. То есть нельзя точно спрогнозировать бюджет, количество задач, сроки выполнения и результат. Цели базируются в рамках конкретных промежуточных звеньев одной цепи. Следующий шаг можно планировать только после завершения предыдущего.

Многие фирмы начали переходить от классической модели управления к гибкой. Это обусловлено изменчивостью рынка и внешних факторов, когда сложно спрогнозировать конечный результат.

Основные этапы управления

Принято выделять три этапа, с помощью которых реализуется разработка и управление бизнес-процессами:

1. Разделение.
2. Разработка.
3. Совершенствование.

На первом этапе важно понять, где заканчивается один процесс и начинается другой. Если отделы работают в смежных направлениях, необходимо четко разграничивать зону их ответственности.

Какие действия важно реализовать на этапе разделения:

• разработать карту основных процессов и сформировать обобщенный список;
• утвердить зоны ответственности участников каждого процесса;
• разработать цели и задачи для каждой зоны ответственности, сформировать план коммуникаций между отделами, сотрудниками.

В рамках первого этапа важно не просто осуществить разграничение. Необходимо определить лиц, которые потом будут нести ответственность за выполнение утвержденных регламентов и стандартов.

Второй этап – разработка – наиболее трудоемкий и сложный, он занимает больше времени. Здесь к каждому процессу детализировано прописывают инструкции, сроки, стандарты. В идеале регламентация на бумаге должна быть настолько детализирована, чтобы ее понимал как сотрудник низшего звена, так и руководство.

После описательной части разрабатываются и утверждаются фиксированные показатели, ориентируясь на которые можно оценивать эффективность той или иной операции. С помощью конкретных критериев возможно контролировать результативность работы и разрабатывать дальнейшие планы по их совершенствованию.

Третий этап – совершенствование. До него доходят не всегда. Например, некоторый промежуток времени компания может ничего не предпринимать, но в определенный момент возникнет ситуация, которая потребует оптимизировать внутренние процессы. И для этого к работе приглашаются компетентные специалисты, которые могут разработать и внедрить корректировки.

По итогам изменений и получения конкретных результатов проводится анализ. Выявляются возможные ошибки, слабые места, которые подлежат корректировкам.

Есть и другой подход, который предполагает все бизнес-процессы представлять в виде фиксированной схемы. Она может состоять из таких блоков:

1. Определение границ. Каждый процесс имеет начало и конец. От момента старта до завершения необходимо установить дедлайн, который важно соблюдать при выполнении конкретных действий.
2. Создание блоков в рамках одного бизнес-процесса. Необходимо сформировать переход от одного процесса к другому.
3. Определение возможных альтернатив. Например, одна и та же операция может предполагать разные результаты, и несколько таких сценариев необходимо прописать на бумаге.
4. Распределение ролей между сотрудниками. Каждому предоставляются определенные функции.
5. Фиксация инструментов, технологий, которые будут использоваться для реализации поставленных задач и целей.
6. Разработка и утверждение основных показателей, с помощью которых будет оцениваться эффективность.

Такие схемы обычно создаются сотрудниками компании. Они могут быть созданы на бумаге, а также в электронном формате с использованием специальных программных продуктов.

Для чего необходима автоматизация управления бизнес-процессами

Чтобы конкретные задачи и цели управления бизнес-процессами решались быстрее, применяются различные варианты автоматизации. Это значит, что компания использует для конкретного участка работы определенную программу.

Есть множество вариантов того, что можно использовать. Наиболее простой и известный многим – это стандартные CRM-системы. Вариант сложнее – это ERP-программы, с помощью которых одновременно можно упростить сразу все существующие процессы компании.

Популярные программы для автоматизации:

1. «Битрикс24». ПО отечественного разработчика, легко интегрируется в любой смартфон. Позволяет работать полностью в онлайн-формате, предоставляет опцию изменения интерфейса. Также можно работать и в бесплатной версии. Некоторые пользователи отмечают сложный интерфейс.
2. Jira. Не совсем типичный представитель программы для проектного менеджмента. Часто используется как система для выявления и предотвращения ошибок в программе. Большинство функциональных возможностей в рамках проектного менеджмента доступно при интеграции баг-трекера в другие сервисы.
3. Asana. Главным достоинством программы считается понятный и простой интерфейс, присутствует широкий функционал по анализу. Сервис предоставляет возможность управлять несколькими проектами одновременно.

По факту использование любой подобной программы обусловлено еще и спецификой проекта, его профилем и профессиональными навыками сотрудников. Например, не всегда в команде присутствует программист, или все участники обладают высоким уровнем компьютерных знаний. В таком случае рационально использовать программы с простым и понятным интерфейсом. В ином случае можно внедрять более сложные продукты.

Внедрение бизнес-процессов

Компания может работать по одной модели, а потом начать использовать иной вариант ведения бизнеса. Например, предприятие решило разнообразить перечень производимой продукции, расширить сегмент рынка и т. д. Это может потребовать запуска дополнительных бизнес-процессов. Для успешного внедрения рекомендуется соблюдать определенный алгоритм:

1. Все сотрудники, принимающие участие в конкретных изменениях, знакомятся с намеченным планом.
2. Проводится тестирование новой разработки в определенной зоне ответственности. То есть конкретные действия внедряются в практику работы отдела или определенного сотрудника.
3. После предварительно тестирования оценивается полученный результат, при необходимости внедряются новые корректировки и изменения. Проводится обучение персонала и распределяются обязанности между сотрудниками.
4. Фиксированный бизнес-процесс активно внедряется в уже существующий жизненный цикл предприятия.
5. Применяются конкретные процедуры для контроля соблюдения регламента.

Важнейшим шагом при внедрении нового этапа работы является участок распределения ответственности. Нужно закрепить задачи и цели за каждым участником процесса. Также необходимо донести до рядового сотрудника целесообразность нововведений, предложить мотивационные методы поощрения при удачном запуске цикла операций. Ведь если сотрудник будет четко понимать, что при хорошо выполненной работе увеличится размер его премии, то и вникать в сущность нового процесса ему будет легче.

Типичные ошибки

Представители бизнеса делятся на две категории:

• Те, кто отстаивает эффективность управления бизнес-процессами. Они полагают, что четкая регламентация и стандартизация позволяют сокращать расходы компании, соблюдать сроки и выполнять обязательства. Это обеспечивает доверие покупателей, постоянную высокую норму прибыли при возможности сокращения издержек производства.
• Те, кто является противником управления бизнес-процессами. По мнению таких людей, компания начинает зависеть от устойчивых технологий и регламентов. Она работает так, как написано на бумаге, а не так, как этого требует реальность.

Сказать точно, что кто-то прав или нет, нельзя. Постоянный анализ и управление бизнес-процессами могут дать как позитивный, так и отрицательный результат. Важно, чтобы на старте управляющие и собственники понимали, чего они хотят достичь. И уже исходя из этого разрабатывали схемы, карты, регламенты и стандарты. Если же нет четкого видения того, что должно быть на выходе, каких результатов работы нужно достичь, то и работать будет сложно. В таком случае менеджмент процессов не даст должных результатов.

Существуют типичные ошибки при применении методов управления бизнес-процессами:

1. Фирма вкладывает деньги в разработку технологии, не понимая, что именно нужно усовершенствовать или изменить. Например, собственник бизнеса узнал, что новая технология позволяет улучшить качество продукции. Чтобы соответствовать имиджу и не уступать конкурентам, он вкладывает значительные ресурсы в технологию. Но что он должен получить по факту, не понимает. Все остальные процессы работают так же. Никаких кардинальных изменений не происходит.
2. Компания вкладывает деньги во внедрение нового процесса, не работая со старым алгоритмом. Например, когда собственника бизнеса не устраивает объем продаж, он принимает решение что-то качественно изменить. Но это не всегда работает. Необходимо разработать карту всех технологических операций, выявить слабые места и возможные точки оптимизации. И только потом уже задумываться над чем-то новым. Часто бывает, что проблема заключается абсолютно в другом. Внедрение новой технологии может ничего не изменить или даже усложнить. Важно всегда отвечать на вопрос: что не устраивает сейчас и что можно изменить в текущей работе. Затем следует переходить на этап внедрения новшеств.
3. Предприятие просто зацикливается на управлении бизнес-процессами. Компании пытаются автоматизировать и регламентировать процессы, использовать сложные механизмы, технологии, системы. Целью бизнеса становится не работа на покупателя и получение прибыли, а постоянная корректировка и управление своими процессами. Это может принести обратный эффект. Всегда важно учитывать специфику фирмы. Нужно понимать, что не все сотрудники могут быть вовлечены в автоматизацию и стандартизацию. Например, работнику за станком не важны процессы управления, он не должен получать лишнюю информацию. Поэтому так важно соблюсти золотую середину.

Выводы

Управление бизнес-процессами многими людьми воспринимается как некая технология, которая позволяет четко регламентировать их деятельность. Конечно, в большинстве случаев это так. Но важно понимать: управление бизнес-процессами требуется не всем фирмам. Чем проще компания, тем меньше она зависит от стандартизированных алгоритмов. Такой бизнес может быстро адаптироваться к изменениям в окружающей среде.

Также внедрение бизнес-процессов должно начинаться не с инвестирования больших сумм в инновационные продукты и технологии. Это типичная ошибка, которая может повлечь колоссальные убытки. Нужно изначально понимать, для чего нужна новая наработка, как она может помочь предприятию и что изменит. Перед тем как что-то внедрять, важно поработать с тем, что есть. Сначала стоит проанализировать старые алгоритмы, выявить их возможные проблемы и недочеты, предпринять попытки их скорректировать.

Источник https://habr.com/ru/company/yougile/blog/537920/

Источник https://www.kp.ru/putevoditel/biznes/upravlenie-biznes-protsessami/

Источник https://blog.oy-li.ru/upravlenie-biznes-protsessami-ot-sushhnosti-k-printsipam-vnedreniya-na-praktike/