Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Содержание

Для чего нужны корпоративные карты и как ими пользоваться

Многие банки предлагают предпринимателям и компаниям, которые в них обслуживаются, платежные карты с привязкой к расчетным счетам. Такие карты несколько упрощают проведение расчетов, оплату расходов бизнеса и внесение выручки на счет

Подробнее о том, что представляют собой корпоративные карты, вы узнаете в этой статье. Мы расскажем, чем такие карты отличаются от выпускаемых для физических лиц, как их оформлять и использовать, и какие при этом могут возникнуть проблемы. Также у нас вы узнаете о том, в каких банках можно оформить бизнес-карту на наиболее привлекательных условиях.

Что такое корпоративная карта

Корпоративными называются банковские карты, которые привязываются к расчетному счету ИП или юридического лица. Она позволяет проводить различные безналичные операции с помощью средств на счету, вносить и снимать наличные на него. Корпоративные карты могут быть кредитными или дебетовыми, пластиковыми или виртуальными; они могут выпускаться в различных статусных категориях.

Корпоративные карты часто используются как альтернатива выдачи денег под отчет для оплаты представительских, хозяйственных, командировочных и некоторых иных расходов. Издержек, связанных с документооборотом и учетом операций, в этом случае становится меньше, а контролировать расходование денег проще. Также карта будет полезна для внесения выручки на счет или снятия наличных — комиссии за операции при ее использовании обычно меньше, чем в кассе.

К отдельной категории относятся карты самоинкассации и таможенные карты. Первые предназначены для пополнения расчетного счета наличными в банкомате. Вторые — для расчетов с таможенными органами. Посторонние операции по ним заблокированы, но основные правила проведения расчетов — те же, что и для обычных корпоративных карт.

Как пользоваться корпоративной картой

Порядок оформления и использования бизнес-карты похож на действующий для физических лиц. Однако, у него есть свои нюансы, на которые необходимо обращать внимание. Рассмотрим их подробнее.

Оформление карты

В первую очередь, для выпуска корпоративной карты необходимо наличие расчетного счета в банке, где вы хотите ее получить. Если вы хотите получить ее в банке, где у вас счета нет, то необходимо будет оформить его заранее. Часто банки выпускают одну или несколько карт сразу после открытия счета — для них могут действовать специальные условия обслуживания.

Дальнейший порядок оформления — тот же, что и у обычной банковской карты. Необходимо заполнить и отправить заявку, предоставить, если потребуется, дополнительные документы, получить ответ и согласовать время и место получения. Забрать готовую пластиковую карту можно в офисе банка или у выездного специалиста. При оформлении виртуальной карты банк вышлет вам ее реквизиты.

Дополнительно уведомлять о выпуске корпоративной карты налоговую или иные органы не нужно. Банк сообщит об этом в нужные инстанции сам.

На одно юридическое лицо или ИП может быть выпущено любое количество корпоративных карт — их число может быть ограничено только тарифом РКО. Они могут быть выпускаться на имена лиц, имеющих право распоряжаться деньгами на счете — например, директора или главного бухгалтера — или на работников, отправляющихся в командировки. Для выпуска карты на сотрудника потребуются его паспорт и доверенность, в которой прописано его право распоряжаться средствами на ней. Банк может привязать ее к действующему счету или открыть для нее отдельный.

Использование карты

В целом, порядок использования бизнес-карты — тот же, что и у обычной. Перед началом использования она должна быть пополнена безналичным переводом по соответствующему платежному поручению, подтверждать пополнение документами не обязательно. Список расходов, которые можно оплачивать картой, можно уточнить в выпустившем ее банке. Как правило, в него входят платежи, связанные с командировочными (билеты, проживание, сопутствующие траты), хозяйственными (канцтовары, оборудование, ПО, профессиональные услуги) и транспортными (ГСМ, обслуживание служебного транспорта) расходами.

При этом ИП на ОСНО, патенте и УСН 15%, и юридические лица на любой системе налогообложения должны обосновывать расходы, оплаченные картой, и снятие наличных с нее. В противном случае банк и налоговая могут приравнять их к нецелевым растратам, что приведет к штрафным санкциям. Потребуется подготовить авансовый отчет по форме АО-1, к которому нужно приложить кассовые и товарные чеки, квитанции, кассовые ордеры и иные документы, подтверждающие цели расходования. Порядок подготовки и сдачи таких отчетов предприниматель или компания устанавливает самостоятельно, составлять их может сотрудник, на которого выпущена карта, или бухгалтер.

Документы, подтверждающие операции по картам, должны содержать:

  • Порядковый номер, наименование, дату выдачи
  • Юридическое наименование и ИНН организации или ИП
  • Перечень товаров или услуг
  • Сумму операции
  • Должность и ФИО продавца, подпись и печать (если нужны для данного типа документов)

Для корпоративных карт могут быть предусмотрены бонусные программы — скидки у партнеров банка или кэшбэк за покупки. Кэшбэк может начисляться рублями или баллами, которые можно потратить у партнеров или вывести на счет. Для премиальных карт могут действовать спецпредложения от партнеров платежных систем.

Управлять корпоративной картой можно в интернет-банке или мобильном приложении. В нем можно в любое время отслеживать операции, устанавливать лимиты на операции, блокировать карты в случае подозрительных транзакций. Банк может предусмотреть отдельный уровень доступа в личный кабинет для конечного пользователя карты — в нем можно только следить за балансом и проведенными операциями, и проводить некоторые транзакции.

Нюансы учета операций по карте

Неподтвержденные расходы по корпоративной карте входят в налогооблагаемую базу. Независимо от используемой системы, они облагаются НДФЛ по ставке 13% и страховыми сборами. Все операции должны быть отражены в бухгалтерии соответствующими проводками и подтверждены документами. Также желательно подготовить правила использования карт и предоставления отчетов по ним.

На ОСНО суммы операций учитываются без НДС — здесь он не принимается при расчете налога на прибыль.

Чаще всего при учете операций по карте используются следующие проводки:

  • Дебет 55 кредит 51 — пополнение карты
  • Дебет 55 кредит 66 — использование кредитных средств
  • Дебет 71 кредит 51 — безналичный платеж или снятие наличных сотрудником
  • Дебет 25 (26, 44, 60, 76) кредит 71 — отчет сотрудника по операциям
  • Дебет 91 кредит 66 — начисление процентов по кредиту или овердрафту
  • Дебет 66 кредит 55 — погашение задолженности
Читать статью  Лучшие дебетовые карты Росбанка

ИП на УСН 6% имеют право оплачивать корпоративной картой личные нужды без документального подтверждения целей, так как расходы при расчете налогооблагаемой базы здесь не учитываются. На других системах налогообложения они должны отделять личные расходы от расходов бизнеса в процессе учета. Но в любом случае желательно выводить деньги на собственные нужды на счет физического лица — тогда вести учет будет проще.

При внесении наличных на корпоративную карту также необходимо документальное подтверждение цели. Если это возврат подотчетных средств, то составляется отдельный авансовый отчет. Если это внесение выручки — расходно-кассовый ордер.

Если работник, которому была выдана карта, не предоставил подтверждающие цели расходования денег документы, то бухгалтерия имеет право удержать сумму расходов из зарплаты. Для этого потребуется обосновать наличие и размер ущерба, и доказать вину работника. Удержать можно сумму в размере не более среднемесячной зарплаты, это можно сделать не позднее одного месяца с даты установления размера растраты.

При расчетах корпоративной картой за границей конвертация будет проводится по курсу банка на дату операции. Однако, в учете такие операции должны отражаться в рублях по курсу ЦБ на дату подготовки авансового отчета. Подтверждающие документы для таких транзакций следует перевести на русский язык.

Лучшие банки для оформления корпоративной карты

Корпоративные карты выпускают многие российские банки, обслуживающие бизнес. Их предложения отличаются друг от друга стоимостью выпуска и обслуживания, комиссиями за операции по ним, доступными бонусами и дополнительными опциями. Среди банков, выпускающих наиболее удобные корпоративные карты, можно выделить следующие:

Точка

Точка

Клиент Точки может бесплатно выпустить любое количество корпоративных карт, пластиковых и виртуальных, с привязкой к новым или действующим счетам. Условия операций с наличными и бонусной программы по ним зависят от тарифа РКО. Также банк предусматривает отдельное приложение для учета чеков по бизнес-картам, которое упростит подготовку авансовой отчетности.

  • Стоимость выпуска: бесплатно
  • Стоимость обслуживания: бесплатно
  • Операции с наличными: по тарифу расчетного счета
  • Бонусы за покупки: баллы — до 1% за все покупки, до 4% в категории месяца, до 30% за оплату тарифа РКО, можно менять на рубли или тратить у партнеров
  • Дополнительно: приложение для передачи чеков в бухгалтерию (3 000 рублей в месяц или 15 рублей за чек)

Тинькофф

Тинькофф предлагает бизнес-карты с простыми условиями и бесплатным обслуживанием. Количество карт, которые можно выпустить бесплатно, и комиссии за операции с наличными у него также зависят от тарифа РКО. При активном использовании карты обслуживание расчетного счета может стать бесплатным.

  • Стоимость выпуска: первые 1-3 (в зависимости от пакета) — бесплатно, далее — 490 рублей, виртуальные — бесплатно в любом количестве
  • Стоимость обслуживания: бесплатно
  • Операции с наличными: пополнение — 0,1-0,15%, снятие — 1,5-15%
  • Бонусы за покупки: нет
  • Дополнительно: бесплатное обслуживание счета при тратах по карте от 50 000 рублей в месяц (тариф Простой) или от 200 000 рублей в месяц (тариф Продвинутый)

Модульбанк

Модульбанк

Обслуживание карты Модульбанка на тарифах Ничего лишнего и Оптимальный — бесплатное в течение первого года. Банк позволяет вносить наличные бесплатно или с небольшими комиссиями у партнеров — в банкоматах Сбербанка и Открытия, в пунктах обслуживания Юнистрим, в салонах МегаФон и Теле2. Кэшбэк по карте начисляется рублями, а не бонусами.

  • Стоимость выпуска: бесплатно (пластиковые — до 1-5, виртуальные — в любом количестве)
  • Стоимость обслуживания: первый год — бесплатно, далее — 300 рублей в год, на тарифе Безлимитный — бесплатно
  • Операции с наличными: пополнение — 0-3%, снятие — 2,5-6%
  • Бонусы за покупки: кэшбэк 0,5% за все покупки, 5% в ежемесячных категориях
  • Дополнительно: бесплатное пополнение у партнеров на тарифе Оптимальный и выше

Сбербанк

Сбербанк

Клиентам Сбербанка доступны разнообразные виды корпоративных карт, в том числе кредитные и премиальные. Основные условия их обслуживания — общие на всех тарифах. Банк активно проводит акции, в рамках которых предоставляет повышенные бонусы у партнеров или скидки на обслуживание.

  • Стоимость выпуска: бесплатно
  • Стоимость обслуживания: моментальная — бесплатно, виртуальная — от 100 рублей в месяц, пластиковая — от 250 рублей в месяц
  • Операции с наличными: внесение — от 0,15%, снятие — 4-10%
  • Бонусы за покупки: баллы — 0,5% за все покупки, повышенные баллы по акциям банка, можно менять на рубли
  • Дополнительно: кредитные карты с лимитом до 1 000 000 рублей и льготным периодом до 100 дней

Открытие

Открытие

Основные условия бизнес-карты Открытия не зависят от тарифа расчетного счета. Банк предусматривает отдельные комиссии на снятие наличных на выплату зарплаты и других приравненных к ней платежей. Кэшбэк по карте, как и в Модульбанке, начисляется рублями, ане баллами.

  • Стоимость выпуска: бесплатно
  • Стоимость обслуживания: первые 6 месяцев — бесплатно, далее — 149 рублей в месяц
  • Операции с наличными: внесение — 0,15%, снятие — 0,99-4,99%
  • Бонусы за покупки: кэшбэк 1% за все покупки, 5% в избранных категориях
  • Дополнительно: лимит на снятие наличных — до 3 000 000 рублей в месяц по всем картам

Вопросы и ответы

Да, карта может быть привязана к счету в иностранной валюте. Операции по ней будут учитываться так же, как и по рублевой.

Да, корпоративная карта может выпускаться с поддержкой бесконтактной оплаты, в том числе в Apple Pay и аналогичных сервисах. Поддержка такой технологии может присутствовать и у пластиковых, и у виртуальных карт.

Да, корпоративная карта может иметь овердрафт, разрешенный или технический. Использование средств овердрафта и погашение задолженности по нему учитываются так же, как и расчеты за счет кредитного лимита.

Вернуть на расчетный счет перечисленные на корпоративную карту деньги обычным переводом нельзя. Для этого нужно снять их наличными и внести в кассу, либо закрыть карту — в последнем случае банк сам переведет остаток на расчетный счет.

Нет, подобные переводы по таким картам не допускаются. Также корпоративную карту нельзя использовать для перечисления зарплаты и приравненных к ней выплат, уплаты налогов и сборов.

Заключение

Корпоративная карта — достаточно удобный инструмент, упрощающий расчеты и операции с наличными. Но при его использовании необходимо быть внимательным. Неправильное или несвоевременное подтверждение целевого использования денег может привести к санкциям вплоть до блокировки счета. Поэтому всегда сохраняйте документы, которые могут подтвердить цель платежа или снятия денег, и своевременно готовьте авансовые отчеты.

Перед оформлением корпоративной карты изучите ее подробные условия и тарифы в выбранном вами банке. Разные организации могут устанавливать свои ограничения для их использования и отдельные правила проведение расчетов. Учитывайте эти правила, чтобы избежать разногласий при оплате картой и дополнительных претензий со стороны контролирующих органов.

Корпоративная карта выпускается с привязкой к расчетному счету в банке. Ее использование от карты физического лица отличается следующими нюансами:

  • Карта выпускается к действующему или отдельному расчетному счету
  • Карта может быть дебетовой, кредитной или дебетовой с овердрафтом
  • Картой можно оплачивать расходы бизнеса, с помощью нее можно вносить выручку и снимать наличные
  • Все операции по карте должны быть подтверждены документально и отражены в авансовом отчете
  • Оплачивать личные расходы корпоративной карты свободно имеют право ИП на УСН 6%
Читать статью  Дебетовые карты в Норвик Банке в Кирове

Корпоративные карты выпускают Точка, Тинькофф, Сбербанк и другие популярные у малого и среднего бизнеса банки.

Источники

А в каком банке оформили корпоративную карту вы? Поделиться своим опытом пользования бизнес-картами и рассказать о банках, предлагающих удобные условия, вы можете в комментариях.

Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру

Корпоративные карты давно заменили организациям чековые книжки и выдача наличных под отчет тоже уходит в прошлое. Но пользоваться бизнес-картами нужно не так, как обычными дебетовыми. Сегодня мы расскажем о том, кому можно доверить корпкарту, на что можно тратить с нее деньги, чем подтвердить расходы, почему бухгалтер недоволен некоторыми тратами и при чем тут 115-ФЗ.

Под корпоративными картами понимаются любые карты, которые используются в бизнес-целях. По типу они делятся на дебетовые и кредитные, по используемой валюте на рублевые и валютные, по персонификации на именные и неименные.

Какими бывают бизнес-карты

Рублевые дебетовые карты используются для обычных расчетов, например, покупки канцелярии, оплаты гостиницы в командировке и т.п., при этом расходуются собственные средства организации, в отличие от кредитных, где средства предоставляет банк. Валютные карты применяют в зарубежных командировках.

Именные карты выдаются конкретному сотруднику и могут использоваться только им. Если сотрудник увольняется, карта блокируется.

Неименные бизнес-карты может использовать любой сотрудник организации, который ее получит. Например, в компании несколько сотрудников, которые иногда ездят в командировки, они могут передавать карту друг другу.

Порядок пользования неименной картой лучше прописать во внутреннем регламенте организации, чтобы не возникало путаницы. Каждый работник должен отчитываться за совершенные траты.

Как открыть корпкарту

Можно просто получить карту, привязанную непосредственно к расчетному счету, либо открыть отдельный карточный счет, к которому привязывается одна или несколько карт.

Первый вариант — для руководителя компании, второй — для сотрудников. Бухгалтеру и руководителю легко контролировать расходы и устанавливать ограничения (лимиты) для подотчетных лиц с использованием карт. А все движения по счетам отражаются в выписке.

Ак Барс Банк предлагает при открытии счета сразу выпустить бизнес-карту , или вы можете получить ее позднее.

Как пользоваться бизнес-картой, нужна ли для этого доверенность

Выдача корпоративной карты регулируется внутренними регламентами компании, мы уже упоминали, что именные карты не должны передаваться другому лицу, для прочих таких ограничений нет.

Может прозвучать странно, что для расчета картой иногда требуется доверенность , но это действительно так. Например, если вы хотите оплатить товар поставщику, получить от него накладную, счет-фактуру, да и сам товар тоже — придется подтвердить, что вы действительно представитель организации, для которой предназначена покупка.

Использовать корпоративную карту можно только в рабочих целях, для личных покупок — собственные карты. Не забывайте, что фактически покупки совершаются со счета организации и отвечать за расходование денег компании придется в т.ч. ее директору.

На что расходовать деньги с бизнес-карты можно, а на что — нет

Можно совершать:

  • оплату поставщикам;
  • покупку товаров для хозяйственной деятельности — канцелярия, офисная техника и принадлежности, инструменты, запчасти для служебных авто и т.п.;
  • оплату услуг — корпоративная связь, интернет, заправка картриджей, аренда автомобиля, доставка и т.д.;
  • командировочные расходы — проживание, такси, покупка материалов, бензин, билеты, а вот с суточными мы рекомендуем быть осторожными, лучше их перечислять на личную карту сотрудника или выдавать наличными.

Нельзя использовать для следующих целей:

  • личные покупки в супермаркетах, заправка за счет корпкарты личного авто и другие аналогичные траты;
  • крупные суммы снятия наличных — карта предназначена в первую очередь для безналичных расчетов, нетипичные расходы и частые снятия наличных — повод для сомнения в законности операций, в соответствии с 115-ФЗ банк вправе в этом случае запрашивать подтверждающие документы по произведенным расходам и направлениях расходования средств;
  • выплата зарплаты и дивидендов;
  • передача карты для использования несотрудниками, например, членами семьи.

Оговоримся, что вышеуказанные правила актуальны для организаций. ИП может пользоваться корпоративной картой с большей свободой, т.к. средства на его счете являются финансами физлица.

Как отчитаться за покупки

За расходы по карте должно отчитаться ответственное (подотчетное) лицо, которое ее использовало. Если картой пользовались несколько сотрудников, то каждый отчитывается за себя.

  • кассовый и/или товарный чек;
  • накладная;
  • акт;
  • договор на оказание услуг или поставку;
  • бланк строгой отчетности (БСО) и другие.

Первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ или того государства, где совершена покупка или оплата (если речь о валютной карте для загранпоездок).

Срок сдачи отчета зависит от внутренних положений организации, его определяет руководитель. Срок может быть указан в приказе на выдачу подотчета, если работник пишет заявление с просьбой предоставить ему корпкарту для расчетов, то срок и лимит расчета руководитель может указать в визе на заявлении.

Бухучет — проводки по корпкартам

Учет расчетов по корпоративным картам ведется по счету 55.

Вот несколько примеров проводок для отражения операций, связанных с бизнес-картами:

Дебет 55 Кредит 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счета;

Дебет 71 Кредит 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета);

Дебет 10, 41, 44, 60, 76 Кредит 71 — получен отчет сотрудника по расходам, они разнесены по бухгалтерским счетам по видам затрат;

Дебет 50 Кредит 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных средств;

Дебет 51 Кредит 55 — средства со счета корпкарты возвращены на расчетный счет организации.

Плюсы и минусы корпоративной карты по сравнению с обычным подотчетом

Главным плюсом можно считать жесткий контроль за расходами , а также оперативное поступление информации о тратах. Кроме того, если сотруднику в командировке потребуются деньги, то достаточно будет пополнить баланс карты со счета.

Не нужно постоянно контролировать выдачу и возврат подотчетных средств, достаточно установить правила — на что и в каком пределе может тратить деньги сотрудник, допустим, в течение месяца.

Если вы рассчитываетесь с поставщиком корпоративной картой, то на вас не распространяется ограничение по наличным расчетам до 100 тысяч рублей .

Покупки и оплата через интернет становятся доступнее.

Получать наличные средства со счета можно быстрее, чем если запрашивать их в банке по чековой книжке. Вносить средства также можно через банкоматы.

Для пользователей бизнес-карт часто действуют различные акции, скидки, предоставляется кэшбэк за покупки и другие бонусы.

Из минусов — нельзя использовать постоянно для снятия наличных . Крупные операции с наличными попадают под контроль банка, при операциях свыше 600 тысяч банк обязан сообщить о них в Росфинмониторинг. Нельзя рассчитаться с помощью корпкарты с подрядчиками-физлицами или самозанятыми.

Если не подтвердить расходы по карте документами, неподтвержденные суммы придется вернуть или заплатить с них НДФЛ 13%, а организации придется еще и перечислить страховые взносы, т.к. эти суммы ФНС признает доходом физлица, использовавшего карту.

Подводя итог, можно сказать, что при правильном использовании корпоративная карта — инструмент, с помощью которого можно легко контролировать расходы подотчетных лиц, ускорить бизнес-процессы и наладить оперативные расчеты за товары и услуги с поставщиками.

Читать статью  Дебетовые карты в банке Центр-инвест в России

Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться

Корпоративная карта — это современная замена наличных под отчет. Как ей пользоваться и какие есть особенности, читайте в нашей статье.

294_big.jpg

Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
  2. Что такое корпоративная карта организации и как она работает
  3. Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
  4. Как пользоваться корпоративной картой
  5. Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
  6. Как пополнить корпоративную карту
  7. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
  8. Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
  9. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
  10. Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • — закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
  2. Командировочные и представительские расходы:
    • — оплата счета в ресторане;
    • — покупка билетов;
    • — оплата проживания в гостинице;
    • — аренда автомобиля;
    • — суточные сотрудникам;
    • — оплата услуг переводчика;
  3. Хозяйственные и накладные расходы:
    • — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
    • — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
    • — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
    • — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
  4. Транспортные расходы:
    • — оплата бензина;
    • — расходы на обслуживание служебного транспорта.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

  • покупка товаров в личных целях;
  • оплата заработной платы;
  • оплата социальных платежей;
  • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Источник https://vsezaimyonline.ru/rko/business/korporativnye-karty.html

Источник https://www.klerk.ru/blogs/akbars/510927/

Источник https://spark.ru/startup/bank-siab/blog/45053/chto-takoe-korporativnaya-karta-organizatsii-i-kak-ej-polzovatsya

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: