Что такое BPMS

Управление бизнес-процессами – общее представление

Автоматизация сейчас затрагивает многие сферы жизни. Не обошла она стороной и бизнес. В последнее десятилетие появилось много систем, которые помогают человеку в управлении бизнес-процессами. Это позволяет повысить эффективность работы и способствует быстрому продвижению организаций.

Но что собой представляют эти системы? На чем основана их работа? На эти и другие вопросы постарались дать ответ эксперты компании Comindware.

Что такое управление бизнес-процессами

В условиях быстрого развития экономики при ведении бизнеса начинает активно применяться процессный подход к организации работы. Однако не все руководители среднего звена имеют четкое представление о том, что такое управление бизнес-процессами, а также какие преимущества для предприятия обеспечивает данный подход.

Европейская ассоциация ВРМ дает следующее определение:

BPM – это системный подход, который предназначен для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM характеризуется всеобъемлющими, технологическими определениями, а также инновациями и поддержкой сквозных процессов. Это позволяет компаниям быстро добиваться своих целей и достигать высоких результатов.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Простыми словами, управление бизнес-процессами – это действия, направленные на их оптимизацию, ускорение и повышение точности. Они могут носить автоматизированный и неавтоматизированный характер.

В качестве основных этапов работ по управлению бизнес-процессами компании выделяют моделирование, исполнение, контроль и улучшение бизнес-процесса.

Для управления бизнес-процессами нужно сначала описать сам процесс, затем внедрить его в работу коллектива. Затем назначаются человек, который будет нести ответственность за процесс и контролировать правильность выполнения того или иного действия, выполняемого людьми или автоматическими системами.

Бизнес-процессы могут быть частично автоматизированы или полностью выполняться человеком. В роли стейк-холдера (субъекта, чьи действия, поведение или решения влияют на исполнение бизнес-процесса), могут выступать как люди, так и программные роботы.

При этом управлять необходимо крайне неоднородной средой, способной обеспечить гибкость управления бизнес-процессами, использование таких разнородных ресурсов как люди и программные роботы, а также обеспечить возможность синергии широкого спектра современных технологий

Немаловажным достоинством BPM-подхода в том, что он позволяет управлять корпоративными данными и ходом сквозных бизнес-процессов, вовлекающих в работу сотрудников различных служб предприятия, из единой системы. Это позволяет уменьшить вероятность ошибок при производстве или оказании услуг, а также повысить качество взаимодействия между департаментами организации.

Что исключить возможное недопонимание следует пояснить:

• BPM – это управленческая методология, включающая сочетание моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, измерения и оптимизации потоков бизнес-задач, направленных на достижение целей организации и охватывающих системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри организации и за ее пределами.
• BPMN – это система условных обозначений (нотация) для моделирования бизнес-процессов. – это IT-система для исполнения бизнес-процессов, построенная в соответствии с правилами, заданными методологией BPM, и потребностями предприятия.

Другими словами, ВРМ – это своеобразное мировоззрение, особый подход к ведению бизнеса, который несколько отличается от традиционных методов.

BPMN играет роль внутреннего стандарта компании для проектирования бизнес-процессов в том виде, который понятен всем адептам методологии BPM и программному обеспечению для управления бизнес-процессами.

В свою очередь программное обеспечение класса BPMS состоит из уже готовых прикладных решений, которые человеку достаточно запустить в работу после чего они начнут функционировать и выполнять свои задачи по автоматизации бизнес-процессов.

Исполняемые и неисполняемые бизнес-процессы

Бизнес-процессы можно условно разделить на исполняемые и неисполняемые. Основное назначение первых в автоматизации бизнеса, а вторых – в изучении работы компании и как результат, повышении эффективности взаимодействия внутри коллектива.

Т.е. для создания диаграмм процессов в этом случае используются принципы и методы BPM. Для создания неисполняемой диаграммы человеку понадобится лишь лист ватмана и карандаш. При этом важно четко соблюдать установленные стандарты написания нотаций.

Исполняемые нотации создаются в среде IT. Это позволяет полностью или частично автоматизировать ряд бизнес-процессов.

История управления бизнес-процессами

Впервые о системах моделирования бизнес-процессов заговорили в 90-е годы. Тогда же появились первые подобные разработки. Автоматизация бизнес-процессов в то время осуществлялась с помощью систем класса ERP и СЭД (систем электронного документооборота).

Зарождение BPMS пришлось на начало 2000-ных. В это время были сформированы методологические основы BPM. Для их исправного функционирования пришлось создать новую разновидность ПО – BPMS. Благодаря ему можно было моделировать бизнес-процессы, а также осуществлять мониторинг и аналитические мероприятия. Также система выступала в качестве движка для исполнения процессов.

Технологии не стояли на месте и уже в 2012 году с учетом развития IT-трендов, BPMS несколько видоизменилась и была переименована в iBPMS (Intelligent BPMS). Данная система уже включала в себя кейс-менеджмент (ACM) и предполагала поддержку группы технологий под названием SMAC (Social, Mibile, Analytics, Cloud).

На 2018 год пришелся своеобразный взлет BPMS. Этому способствовал тренд цифровой трансформации, который дал мощный толчок к повышению интереса к BPM. BPMS все чаще начали сочетать с новейшими цифровыми технологиями. Благодаря этому появился ряд новых решений для управления бизнес-процессами, предполагающих использование синергии возможностей BPMSс такими технологиями как RPA (Robotic Process Automation), AI (Artificial Intelligence), Process Mining (автоматическое выявление процессов), и др.

В 2020 году BPM-системы начинают играть роль ядра единых платформ для ведения бизнеса в цифровой бизнес-среде. Теперь бизнес-процесс, благодаря цифровым технологиям, создает продукт для потребителя.

Как появилось ВРМ

Бизнес любой направленности можно сравнить с маленьким ребенком. Любая компания сначала создается, потом «встает на ноги», затем начинается период становления и обучения. При этом, чтобы все эти этапы протекали эффективно необходимо грамотно организовать взаимодействие сотрудников разных подразделений, а также отработать механизм передачи знаний. При этом неважен размер организации. Грамотно организовать бизнес-процессы необходимо как в крупных компаниях, так и в небольших организациях.

Прогресс не стоит на месте. Создаются новые технологии, которые облегчают процессы во многих сферах жизни. Новые инструменты начали появляться и в бизнесе. Они гибче и эффективнее предыдущих вариантов управления процессами. Это особенно важно для начинающих бизнесменов. Т.к. процесс внедрения новых систем в бизнес способен увеличить темпы развития организации.

Потребность в автоматизации управления бизнес-процессами была всегда. При отсутствии соответствующих технологий бизнесмены старались создавать для себя определенные концепции и стандарты. Однако со временем они устаревали. Нужны были новые решения. После начала распространения компьютерных технологий бизнесмены стали пробовать использовать их для своих целей. Так появились первые системы управления бизнес-процессами.

Развитием данных систем и является BPM. Создание данного продукта стало возможным после внедрения на предприятии компьютерных технологий.

Примеры и идеи

Системы управления бизнес-процессами получили широкое распространение во многих организациях. Они позволяют контролировать и планировать многие задачи, характерные для организаций.

Возьмем, к примеру, крупное предприятие с множеством цехов и различным оборудованием. В стандартном варианте руководителю организации приходится периодически проводить контроль оборудования и ремонта различных частей механизмов. Также приходится затрачивать время на организацию поставок сырья и нового оборудования, реализацию произведенного товара. На все эти процессы необходимо выделять время и ресурсы. В случае отсутствия регламентов выполнения повторяющихся процессов или их автоматизации продуктивность труда оставляет желать лучшего и повышается цена произведенного товара.

Теперь представим, что на таком предприятии была внедрена одна из систем управления бизнес-процессами. При этом контроль над состоянием оборудования осуществляется системой в связке с соответствующими детекторами для сбора данных в реальном времени. В нее внедрены алгоритмы, которые помогают предсказать, например, когда у определенной части механизма появится критический порог усталости металла.

Нет, автоматические системы не выполняют за сотрудника всю работу. Ее можно настроить для решения различных задач по ведению бизнеса и существенно увеличить эффективность работы сотрудников. Возьмем для примера все то же техническое обслуживание и ремонт оборудования. Если на предприятии планирование осуществляется вручную, руководителю приходится выделять людей, которые будут осуществлять контроль над состоянием механизмов. В это время другое подразделение вынуждено будет заниматься теоретическими расчетами. И то и то занимает много времени и требует дополнительного внимания.

После внедрения на предприятии автоматических систем по управлению бизнес-процессами, руководителю или специально отведенным сотрудникам остается лишь внести в систему необходимые данные о механизмах. Далее в автоматическом режиме будут рассчитываться сроки ремонта оборудования. При этом система учитывает взаимосвязь механизмов и дает рекомендации, какое оборудование потребуется отключить при ремонте того или иного агрегата.

Также в автоматизированном режиме может вестись управление поставками необходимых материалов, хозяйственным обслуживанием производственных помещений, проведением инструктажей по технике безопасности и т.д.

Схема бизнес-процесса

На схеме бизнес-процесса можно отразить суть и механизм его работы. Сама по себе схема не является сложным элементом. Ее можно создать как вручную, так и с использованием соответствующего программного обеспечения.

В общем виде шаги построения схемы бизнес-процесса сводятся к следующему:

1. Задаются границы процесса. В любой сфере бизнеса есть начало и окончание определенного процесса. При составлении схемы в первую очередь учитывается именно этот момент. Тем самым сотрудник организации определяет временные и производственные рамки определенного процесса.
2. Нанесение основных блоков. Большинство процессов проходят в несколько этапов. При этом один из них переходит в другой. Здесь же отображается то, какие бизнес-правила определяют обработку данных. Как правило, в схемах отражается как должен в идеале выглядеть блок. В некоторых компаниях приходится отступать от стандартов, ориентируясь на собственные особенности ведения бизнеса.
3. Добавляются развилки. В любых процессах могут быть развилки. Человек или система должны попытаться предсказать все возможные варианты развития событий, а также быть готовыми к промежуточным вариантам.
4. Обозначение ролей участников. В состав схемы не вносятся наименования должностей или имена конкретных сотрудников. Вместо этого они обозначаются коротким понятием «роль». Один сотрудник или подразделение может выполнять сразу несколько ролей. При необходимости, в конкретной организации, роли могут объединяться или наоборот, раскидываться на несколько сотрудников.
5. Размещение документов. В бизнесе под понятием «документ» не обязательно подразумевается официальная бумага, имеющая юридическую силу. В бизнес-процессах под словом «документ» подразумевается любая информация, которая может быть расположена на носителях различного рода. При этом она должна нести в себе какую-то пользу для бизнеса. Это могут быть электронные письма, доклады, презентации и даже СМС. С точки зрения бизнес-процессов все это будет называться документами.
6. Добавление программ и баз данных. В схеме находится информация, о том, какие программы были использованы в бизнес-процессе, а также приводятся данные об источнике, откуда была взята эта информация.
7. Добавляются инструменты и материалы. В схеме должна отображаться вся информация о том, благодаря каким инструментам и материалам можно достичь эффективного результата.
8. Определение основных показателей эффективности. В схему вносятся данные о том, по каким критериям будет оцениваться эффективность проведения работ.
9. Создается модель бизнес-процесса. При этом анализируются данные, полученные в предыдущих пунктах.

Схема может составляться как сотрудником организации на бумажных носителях, так и в электронном варианте, с помощью использования специальных систем по управлению бизнес-процессами.

Преимущества внедрения процессного управления

После внедрения систем управления бизнес-процессами в организации, компания получает ряд преимуществ. Благодаря автоматизации повышается эффективность взаимодействия между подразделениями. На рутинных этапах работ, не требующих интеллектуального вовлечения, замена человека автоматизированной системой, что поможет избежать ошибок. Например, в BPMS можно предусмотреть алгоритмы, благодаря которым система будет анализировать показания оборудования и в соответствии с ними запускать определенные бизнес-процессы.

С сотрудников снимается ряд обязательств. Однако следует отметить, что BPMS не выполняет за человека всю работу. Здесь многое зависит от настроек.

Основная ценность подобных систем в том, что после их внедрения сотрудники начинают вовремя получать информацию, которая необходима для решения определенных задач бизнеса. Благодаря им повышается качество взаимодействия работников различных служб компании.

Тенденции в управлении бизнес-процессами

В 2007 году IDS Scheer и PAC (Pierre Audoin Consultants) было проведено исследование, которое показало, что системы управление процессами бизнеса в той или иной форме используют около 80% компаний. При этом опрошенные организации утверждали, что применение инструментов BPM повышает успех в процессном управлении.

С каждым годом системы управления бизнес-процессами становятся все более популярными. Соответственно в ближайшее десятилетие можно ожидать, что BPM будет использоваться повсеместно.

Необходимая функциональность систем по управлению процессами бизнеса

Функциональность систем по управлению процессами бизнеса напрямую зависит от целей и задач предприятия. Более крупные компании предъявляют к BPMS более серьезные требования, которые оказываются не нужны организациям среднего и малого размера.

Имея на руках задачу, описание бизнес-процесса и его прототип, можно планомерно перейти к его внедрению. Для начала необходимо договориться о сроках и сформировать задачи на основании описания процесса. Разрабатывается прототип, который проходит этап обсуждения с руководством и его исполнителями, и последующее одобрение на внедрение.

Важно чтобы четко были определены не только цели и задачи, а еще и критерии успеха бизнес-процесса.

Виды бизнес процессов

Бизнес-процессы могут быть:

• управляющими.
• основными.
• сопутствующими,
• обеспечивающими,
• развивающими,
• вспомогательными.

Взаимосвязь между ними можно отобразить в таблице:

В таблице указаны разные виды классификации процессов. Если брать во внимание более подробную классификацию выяснится, что она включает в себя ряд дополнительных пунктов, которых нет в простой классификации.

Отличие процессного и функционального подходов

Функциональный подход к управлению предприятием предполагает традиционное делегирование полномочий и ответственности за проведение работ определенного вида за подсистемой организации – управлением, департаментом или отделом. При этом во главе каждого подразделения ставится руководитель, с которого и будет спрос по всем задачам данного направления.

Фундаментальная проблема функционального подхода к управлению в том, что такой подход хорошо работает по «вертикали» иерархии и плохо — по «горизонтали», т.е. не решает вопросы кросс-функционального взаимодействия. Например, при выставлении коммерческого предложения необходимо участие нескольких функциональных подразделений, каждое из которых функционирует обособленно и имеет собственные метрики производительности и цели. В таком случае при возникновении проблемы на стыке подразделений обычно не понятно кто ответственен за ее решение и заинтересован в организации оперативной и качественной совместной работы функциональных подразделений.

Процессное управление — это попытка систематизировать кросс-функциональную работу.

Оптимизация бизнес-процессов

В процессе оптимизации бизнес-процессов происходит усовершенствование деятельности компании, а также выбор пути, двигаясь по которому организация быстрее сможет достичь своей конечной цели.

Это достигается путем:

• сокращения времени на совершение операции;
• снижение себестоимости товаров и услуг;
• повышение качества изделий;
• достижение прозрачности операций;
• усиление контроля над производственными процессами;
• совершенствования системы управления и планирования.

При оптимизации бизнес-процессов конкретного предприятия многое зависит от поставленных руководителем целей и задач.

Автоматизация бизнес-процессов

Бизнес-процессы могут выполняться как вручную, так и с помощью автоматических систем. Последний вариант считается более резонным, т.к. требует меньше времени на реализацию бизнес-процесса. Также он отличается точностью результата.

Зачастую, проекты по оптимизации бизнес-процессов на предприятиях попадают в область «искусства» и рассуждений на уровне здравого смысла. Для того, чтобы оптимизация бизнес-процессов была вполне четкой и понятной технологией стоит применять лучшие практики организации такого рода деятельности. Рамки данной статьи не позволяют глубоко рассмотреть уже выработанные BPM-экспертами практики построения и ведения проектов оптимизации бизнес-процессов, поэтому здесь приводим только основные шаги проведения оптимизации, для общего представления:

Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов

Преимущества:

• увеличение скорости выполнения однотипных задач;
• повышение качества работы;
• повышение точности управления;
• одновременное выполнение задач;
• высокая скорость принятия решений в стандартных ситуациях.

Недостатки:

• возможные помехи в восприятии на начальном этапе;
• при разработке моделей бизнес-процессов могут быть допущены ошибки, которые отрицательно скажутся на дальнейшем результате;
• возможное повторение ошибок при некачественной разработке моделей.

Каким компаниям подходит внедрение систем управления бизнес-процессами

Внедрение BPMS обеспечит возможность получения ряда преимуществ, которые положительно сказываются на дальнейшей деятельности практически любой компании, вне зависимости от ее статуса, размера и специализации.

Внедрение системы пригодится, если в компании описание бизнес-процессов продолжается вестись на бумаге. Это приводит к их децентрализации и разобщенности. При расширении организации потребность в использовании BPMS вызывается тем, что у сотрудников повышается сложность и загруженность работы.

Кроме того, развивающихся компаниях повышается нагрузка на IT-команду. Использование Low-code BPMS поможет разгрузить эту службу, обеспечив людям бизнеса возможность самостоятельно и оперативно создавать процессные приложения для решения актуальных бизнес-задач и, при необходимости изменять бизнес-логику работы ранее созданных систем.

BPMS также пригодится тем компаниями, функциональные подразделения которой используют разные IT-системы, что приводит к дублированию данных, сложностям обмена данными и контроля передачи ответственности за достижение результата между сотрудниками компании. BPMS-система играет роль единой системы, которая исключает дублирование данных, обеспечивает сотрудникам доступ к данным, необходимым для решения их задач, и контролирует слаженность совместной работы сотрудников различных подразделений.

Если организация использует одну из традиционных систем электронного документооборота, то количество документов с каждым годом будет увеличиваться в разы. При этом быстро найти необходимый документ будет непросто. BPMS будет неплохим решением в данной ситуации. Системы данного класса сфокусированы на управлении данными без привязки к документам как отдельным объектам управления. Таким образом становится возможно отказаться от хранения большей части документов, оставив возможность, при необходимости, сгенерировать их в подходящем формате с использованием хранящихся данных.

Вопросы и ответы о системах управления бизнес-процессами

Внедрение BPM-системы требует отдельного отдела для поддержки работы платформы?

Чаще всего поддержкой продукта занимается его разработчик. Однако, если в компании есть штатный аналитик, это может быть включено в его обязанности.

Сколько времени занимает внедрение BPM-платформы?

На этот вопрос нельзя ответить точно. Все зависит от индивидуальных особенностей компании и ряда других факторов. Однако если в организации решат внедрить Low-code BPMS, на это уйдет от 2-3 недель до 2 месяцев. При этом вначале внедряется пилотное решение, которое будет эволюционно развиваться.

Требуется ли обучение сотрудников работе с BPM?

Обучение скорее не требуется, а вот инструктаж важен для грамотного обращения с платформой. Одной из задач системы является ее интуитивно-простое и понятное управление, что как раз позволяет обойтись без длительного обучения.

Этапы внедрения бизнес-процессов

Внедрение бизнес-процессов делится на несколько последовательных этапов:

• Описание бизнес-процесса — на данном шаге проходит обсуждение целей и задач для последующего построения макета, создание ТЗ;
• Проектирование – совместно с руководством компании и участников процесса разрабатывается примерный план разработки бизнес-процесса;
• Настройка и внедрение бизнес-процесса;
• Инструктаж сотрудников;
• Анализ работы внедренного бизнес-процесса.

Так происходит при классическом варианте. В случае с Low-code BPMS этапы будут немного другими:

• Описание задачи в общем виде, без необходимости создания детального ТЗ;
• Создание прототипа решения для автоматизации бизнес-процесса;
• Запуск прототипа в опытно-промышленную эксплуатацию;
• Улучшение прототипа «на лету» с учетом обратной связи от пользователей;
• Запуск решения в промышленную эксплуатацию;
• Эволюционное развитие решения и оптимизация бизнес-процесса.

Пример внедрения системы управления бизнес-процессами

Крупная торговая компания запустила проект по открытию магазинов своей сети.
Цели автоматизации бизнес-процесса:

• Увеличение количества торговых точек,
• Ускорение процесса их открытия,
• Сделать процесс прозрачным.

• Перевести всю сеть на единую информационную платформу,
• Открывать не менее 100 точек по стране за год,
• Ускорить скорость обмена информацией в процессе совместной работы,
• Упорядочить бизнес-процесс открытия торговых точек.

Внедрение решения заняло около 6 месяцев, проект был внедрен и изменения вводились уже в процессе полноценной работы. Это является одним из показательных преимуществ low-code платформ, которые позволяют их настраивать оперативно силами штатного аналитика, привлечения сторонних разработчиков и, нередко, без помощи ИТ-отдела.

Меньше чем за год внедрение показало следующие результаты:

• Организация получила единое информационное пространство для сопровождения процесса открытия торговых точек сети с актуальной схемой бизнес-процесса, которая может быть доработана по мере необходимости;
• Новые сотрудники приступают к полноценной работе сразу, времени на их инструктаж требуется минимальное количество времени;
• Сотрудники проявляют инициативу и сами предлагают варианты улучшения и оптимизации настроенного бизнес-процесса. Схему можно назвать сложной, она разделена на 11 подпроцессов и включает более 200 задач, однако ее участники регулярно находят способ сделать ее проще и еще эффективнее;
• Единое хранение документов и всех необходимых сведений. По каждой задаче исполнитель имеет доступ к сведениям, полученным на предыдущих шагах процесса;
• Процессы стали прозрачными — по каждой задаче отображается ее статус, затраченное время, расходы и другие сведения.

Распространенные ошибки при внедрении систем управления бизнес-процессами

• неправильная постановка задачи;
• несоответствие желаний и возможностей;
• несогласованность подразделений.

Почему стоит рассмотреть программное обеспечение от Comindware?

Comindware Business Application Platform — Low-code BPMS платформа для построения прикладных бизнес-приложений силами бизнес-аналитиков. Инновационная архитектура, базирующаяся на онтологических моделях, дает бизнесу возможность организовать синергию различных технологий, людей и управленческих подходов. Благодаря платформенной реализации, продукт дает второе рождение собственной разработке, позволяя быстро разработать гибкое ИТ-решение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или поставщиками (SRM), автоматизации операционной деятельности, документооборота, работы ОЦО и др, запустить его в работу и далее, в эволюционном режиме, идеально подогнать решение под нужды бизнеса.

Конкурентные преимущества Comindware

• Проектирование приложений в графическом редакторе из браузера силами бизнес-аналитика;
• Гибкость системы — добавление полей в формы, шагов в процесс и т.д. — без остановки работы системы;
• Соответствие общепризнанному международному стандарту BPMN 2.0;
• Возможность построения процессной архитектуры предприятия и визуализации связей и отношений между процессами;
• Возможность реализации как процессных приложений, так и приложений для учета и отчетности;
• Встроенная графовая СУБД — хранение данных в виде дерева объектов и их отношений.

Закажите бесплатно демонстрацию возможностей Comindware Business Application Platform и оцените, насколько она подойдёт для вашей компании.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Похожие записи:

Опубликовано: 28 мая 2021 в разделе Бизнес-процессы

Лидер среди BPMS на российском рынке

Компания Comindware признана крупнейшим разработчиком систем управления бизнес-процессами среди российских компаний.

Взгляните на цифровую трансформацию глазами ИТ-директора СургутНефтеГаз

Узнайте, как цифровизовать бизнес-процессы в компании с географически распределённой структурой.

Узнайте как создать ИТ-стратегию и -среду, соответствующую современному темпу развития цифрового бизнеса.

Узнайте как правильно автоматизировать бизнес-процессы HR и в короткие сроки получить результат.

Узнайте как правильно автоматизировать процессы в бирюзовой компании и быстро получить результат.

Попробуйте инновационную платформу для разработки и запуска бизнес-приложений Comindware Business Application Platform

Что такое BPMS

Сегодня в отечественном бизнесе набирает популярность новый вид программного обеспечения для управления бизнес-процессами, а именно, BPMS-системы. И, естественно, их появление вызвало много вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?

Когда я впервые столкнулся с BPMS, у меня также возникли все перечисленные выше вопросы. Я далеко не сразу понял, зачем нужен новый инструмент, почему нельзя реализовать все необходимые для успешной работы бизнес-процессы в уже имеющихся системах учета или CRM, и в чем принципиальное отличие BPMS от других вариантов автоматизации бизнес-процессов.

В этой статье я хочу рассказать о том, что такое BPMS-системы, зачем они нужны и чем процессный подход отличается от традиционных методов работы. Я не буду говорить о технических аспектах BPMS (о моделировании и разработке бизнес-процессов), этому будет посвящена следующая статья. Сейчас я постараюсь раскрыть сущность и смысл BPMS максимально простым и понятным языком:

Что такое BPMS?

BPMS — еще одна аббревиатура из разряда ERP, CRM, которая не имеет четкого определения. Хотя определений достаточно много: и зарубежных, и российских. Кроме того, компании, которые выпускают собственные BPM-системы, также дают свои, особые определения, что вносит дополнительную путаницу. К тому же нередко BPMS объединяют с другими системами (например, BPMS+CRM, BPMS+ERP) и тогда разработчики дают определение BPM-системы, исходя уже из этого контекста.

Но для того, чтобы разобраться, что такое на самом деле BPMS, и в чем заключаются их особенности, необходимо сначала разобраться, что такое BPM.

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

BPMS (англ. Business Process Management System) — это в первую очередь программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. BPMS-системы нужны для того, чтобы реализовывать в программной среде концепцию BPM.

BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. Объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS.
BPM-cистема направлена, главным образом, на совершенствование работы компании, на более прибыльную деятельность предприятия путем оптимизации и контроля бизнес-процессов.

Работа пользователей в BPMS и других системах

Для лучшего понимания сути BPMS, нужно понять, как обыкновенные системы (ERP-системы, CRM) подходят к работе пользователей. Например, пользователю необходимо составить заказ клиента. Каковы его действия?

• Может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, потом определить клиента.
• Может сначала создать клиента, потом — его заказ.

BPM-система рассматривает пользователя как еще один кирпичик в системе. Человек должен четко знать, в каком процессе он работает и что он должен делать.

Сотрудники в BPM-системе рассматриваются не с точки зрения результата процесса, а с точки зрения выполнения действия. Вариативность действия пользователя здесь исключается. Сотрудник делает только то, что запрограммировано в системе, ни больше, ни меньше.

Способы реализации бизнес-процессов

BPMS — это один из способов реализации бизнес-процесса. Рассмотрим, какие способы представлены в реалиях российского бизнеса для понимания, зачем же нужна BPM-система.

Выделим три подхода:

1. “Бумажный” подход;
2. Автоматизированный подход (с применением других систем);
3. Процессный подход в системе BPMS.

Потому что у них в компании не было процедуры согласования счета. Узнали мы с директором компании об этом совершенно случайно. Я узнал, что в их компании на этапе согласования счета происходят периодические сбои, а директор с удивлением обнаружил, что он оплатил не 50% счета, как планировал, а сразу 100%.

Почему так случилось? Все просто. Сработал, так называемый, “испорченный телефон”. Специалист принес с бухгалтерию счет к оплате с фразой “Надо оплатить 50% от суммы”. Бухгалтер уточнила у руководителя, оплачивать этот счет или нет. Руководитель, будучи уверенным, что речь идет о 50% суммы, подтвердил оплату. А бухгалтер, в свою очередь, забыла о том, что вслух было сказано о половине суммы, и поняла руководителя так, что надо оплатить весь счет. Что и было сделано.

На примере этой компании и этого бизнес-процесса мы и рассмотрим все три подхода.

“Бумажный” (не автоматизированный) подход

Как раньше происходило согласование счета в этой компании?

• Сотрудник получает счет, передает его в бухгалтерию;
• Бухгалтерия вписывает счет в платежную ведомость, согласовывает ее с руководителем;
• Если руководитель одобряет и подписывает запрос, бухгалтерия оплачивает счет.

Автоматизированный подход

Как правило, компании стараются контролировать тот или иной бизнес-процесс в учетной системе, в которой они уже работают. Но это также неправильно. Рассмотрим, какие минусы есть при таком варианте.

Так как дополнительных средств на реализацию бизнес-процессов в компании, которую я привожу в примере, не было выделено, мы воспользовались теми инструментами, которые уже были на предприятии, а точнее, учетной системой.
Задача состояла в том, чтобы при необходимости оплаты счета сотрудником, сумма выплаты проходила через определенные этапы согласования.

Как это выглядело:

• В системе назначаются ответственные лица за согласование расходов;
• На основании какого-либо документа (заказа поставщику, поступления товаров или другого документа) создается документ Заявка на расходование денежных средств в статусе Не согласовано;
• Если ответственный согласовал заявку и поменял статус на Согласовано, то счет направлялся в бухгалтерию;
• Если ставился статус Отклонено, значит, заявка уходила обратно к лицу, инициировавшему процесс.

• создать доступ в систему;
• обучить работе с необходимыми документами;
• настроить интерфейс для удобства использования;
• настроить права доступа.

Для принятия решения в данном случае интересны только 3 момента:

1. деньги (сколько мы должны выплатить);
2. получатель (кому мы должны выплатить);
3. назначение (за что выплачиваем).

К тому же, такая реализации согласования в учетной системе достаточно примитивна и не предполагает вариативности (например, разделение зон ответственности в зависимости от суммы документа или статьи расходов).

В BPM-системе, все-таки, важен сам процесс согласования, а не отражение информации для будущей отчетности и т.п. Здесь просто есть люди, которым нужно, исходя из контекста информации, быстро исполнить процесс.

Итак, основные отличия ведения бизнес-процессов в BPMS от учетной системы:

1. В BPMS важно именно то, что делается. Здесь важна не учетная информация, не отчетность, а необходимость быстро принять решение, чтобы бизнес-процесс продвинулся дальше. С учетной системой так не получится, здесь мы должны указывать, какие документы за счет каких создаются и т.п. — это неудобно. Здесь нет четкого контекста.
2. Простота логики и разработки. Если мы ведем бизнес-процесс в учетной системе, то должны учитывать большое количество логических связей: как проводятся документы, транзакции, на что это влияет, какие дополнительные лицензии надо покупать и т.п. — хотя, казалось бы, ответственному за согласование лицу это не нужно. Но в учетной системе мы обязательно должны привязываться к объектам конфигурации либо дорабатывать их, что не очень правильно.

Вот как раз для этого и были созданы BPM-системы, в которых вся логика направлена не на расчеты, не на хранение данных, а на быстрое исполнение процесса и его контроль.

Теперь перейдем к третьему подходу и рассмотрим, как же должен быть решен этот бизнес-процесс в системе BPMS.

Процессный подход в BPMS

Сначала определяем логику работы и разбиваем бизнес-процесс на последовательные этапы.

В нашем примере их будет три:

1. Создание заявки на согласование счета;
2. Проверка заявки;
3. Результат заявки:
   • если одобрено — распечатка заявки,
   • если не одобрено — сообщить об этом поставщику

В системе каждый пользователь работает под своим логином и паролем и видит только свою форму и свое место в бизнес-процессе. В нашем примере за создание заявки ответственен сотрудник, а за проверку и согласование — руководитель, и каждый из них видит только свои формы, свои задачи и может выполнять только свои действия.

Соответственно, если сотрудник, создавший заявку, нажал перехода на следующий этап, то с него ответственность снимается и переходит к руководителю, который должен проверить заявку. Этим мы добиваемся разделения и контроля зон ответственности.

На этом примере наглядно видно, что, в BPM-системах все зависит от контекста. Все взаимодействия форм направлены на то, чтобы пользователь видел только то, что нужно и только то, что ему необходимо на конкретном этапе, исходя из контекста процесса.

Если другие системы направлены на то, чтобы операция была выполнена, то в BPMS мы сконцентрированы на действиях.

BPM-систему можно сравнить с японской техникой стрельбы из лука Юми. В школах стрельбы из юми проповедуют следующий подход: если вы хотите попасть, не нужно концентрироваться на цели, нужно делать правильно каждое действие сейчас. Т.е. здесь используется принцип, который применяют в уже упомянутой мною японской стрельбе из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!

И если перенести такой подход на конкретное предприятие, каждый из сотрудников должен делать то, что необходимо. И концентрироваться только на этом. Сотрудник не должен думать о цели, он должен делать только то, что необходимо в конкретный момент.

По сути, в BPMS системе каждый сотрудник работает, как будто, на конвейере. Каждая задача, каждый бизнес-процесс, в котором участвует сотрудник, становится отдельной конвейерной линией. И, как участник этого процесса, сотрудник в рамках той или иной задачи может выполнить только определенные действия, жестко ограниченные алгоритмом выполнения задачи.

Конечно, сравнение это не совсем точное, ведь сотрудник может выбирать, какой из бизнес-процессов он будет обрабатывать сейчас, а какой — позже. Т.е. до определенного момента он находится над процессами, и может выбирать, к какой из веток конвейера он присоединится в данный момент времени. Но в рамках определенного бизнес-процесса он становится участником конвейерной ленты, процессы в которой накладывают на каждого из участников жесткие ограничения.

Вернемся к примеру с согласованием счета, и рассмотрим, какие возможности есть при процессном подходе:

• Разделение зон ответственности;
• Концентрация работы сотрудников на конкретных действиях;
• Оповещение пользователей об изменениях в процессах (или о необходимости внести изменения), в которых они участвуют.

BPMN 2.0 — это общепризнанный стандарт описания бизнес-процесса и люди, знакомые с этой нотацией, сразу поймут модель бизнес-процесса, написанную в этом формате.

Заключение

Итак, я надеюсь, что сумел внести ясность в вопрос, что такое BPM-система и зачем она нужна путем сравнения процессного подхода с другими вариантами работы. В следующей статье я покажу, как технически происходит моделирование и исполнение бизнес-процесса на примере конкретной системы.

Еще статьи по данной теме:

Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.

Управление бизнес-процессами: от понимания до внедрения

Управление бизнес-процессами – модное веяние в среде российских компаний. Руководители без обдумывания подключают автоматизированные системы, не до конца разобравшись в их возможностях и необходимости в них. В итоге у большинства впустую тратятся деньги, а на плечи сотрудников ложатся дополнительные обязанности, которым они, мягко говоря, не очень рады.

Грамотное управление бизнес-процессами требует тщательной подготовки, а также четкой цели – для чего все это нужно. Правильно отработанный каждый этап потом вернется сторицей в виде высвобожденного времени у подчиненных, существенного роста прибыли и довольных клиентов. Нужно всего лишь внимательно ознакомиться с темой. Ниже мы постарались кратко и простым языком рассказать о всех тонкостях внедрения бизнес-процессов и их управлении.

Суть управления бизнес-процессами

Когда профессиональные консультанты рассказывают об управлении бизнес-процессами, они нередко злоупотребляют описаниями технической стороны. Естественно, важно знать, кто и какую роль будет играть в текущей бизнес-модели, а также понимать схематичное изображение процессов. Однако увлекаться подробностями имеет смысл, только если участники бизнеса уже согласились с предложенной концепцией BPM.

Если с таким подходом бизнесмены столкнулись впервые, он может показаться им чересчур сложным. А главная задача Business Process Management — не запутать, а наоборот, прояснить ситуацию, помочь компании увидеть возможные точки роста, чтобы выжать из них максимум.

Но перед этим необходимо познакомить людей из бизнеса с главными моментами процессного подхода. Для начала коротко расскажите, что представляют собой такие понятия, как BPM, BPMS и BPMN. А затем объясните, как они могут повысить продуктивность работы.

• BPM (Business Process Management) — это системный подход к управлению бизнес-процессами, главная идея которого организовать деятельность предприятия таким образом, чтобы связать цели организации и ожидания клиентов. Важно понимать, что BPM подразумевает под собой не только теорию, но и её практическое применение.
• Для реализации системного подхода используют BPMS (Business Process Management System), то есть специальное программное обеспечение, без которого претворить в жизнь необходимые бизнес-процессы будет сложно.
• BPMN (Business Process Management System) — это такой способ интерпретации бизнес-процессов, который помогает техническим специалистам донести главные идеи BPM до бизнесменов.

Естественно, технологии и прочие элементы являются лишь дополнительными элементами, которые позволяют бизнесу применить на практике концепцию процессного подхода.

Описание бизнес-процесса

Бизнес-процессом называется цикличная последовательность регламентированных по времени действий, цель которых создать нечто ценное или достичь определенного результата.

Это довольно формальное определение, которое может сбить с толку. Если говорить простым языком, то бизнес-процесс — это то, как в компании организован способ предоставления клиентам различных сервисов.

Не случайно акцент сделан именно на предоставлении сервиса. Если в представлении сотрудников предприятие — это набор различных сервисов, то в своей работе они всегда будут руководствоваться ожиданиями клиентов. Таким образом, в компании будет процветать клиентоориентированный подход, что является правильным с позиции BPM. И именно так управление бизнес-процессами компании представлено в стандарте ИСО 9001 и в BPM CBOK.

Действия, которые предпринимает организация для создания ценного для клиента продукта — это не только его производство и продвижение. Цепочка также включает в себя:

• Получение банковского займа;
• Возврат оборудования в магазин электротоваров;
• Найм сотрудников;
• Поставка сырья для производства;
• Сдача отчетных документов в ФНС.

Из приведенных примеров ясно, что под бизнес-процессом понимается не только внешнее взаимодействие с клиентом, но также и организация внутренней деятельности предприятия.

Давайте посмотрим, как устроены бизнес-процессы кредитного учреждения. Часть процессов — это работа непосредственно с клиентами. Сюда входит выдача кредитов, выпуск карт, возврат долгов. Другие же процессы остаются невидимыми для клиентов, поскольку направлены на сотрудников. Ведь последние также участвуют в жизни предприятия: их нужно принимать на работу, обучать, отправлять в отпуск и командировки, увольнять.

И поскольку работников у банковского учреждения очень много, данный процесс цикличен и подчиняется определенным правилам.

Компании, которым необходимо управление бизнес-процессами

Во-первых, есть важный момент, который нельзя упускать из виду — это жизненный цикл, на котором сейчас находится компания.

У маленькой организации (10-30 сотрудников) с упрощенными бизнес-процессами и расплывчатой целевой аудиторией есть одна сильная сторона. Как правило, такие компании очень легко приспосабливаются к изменениям и быстро реагируют на различные ситуации. Если в такой организации насаждать жесткие схемы и четкие нормативы, то можно лишить ее конкретного преимущества.

Однако когда компания растет, упомянутые выше достоинства становятся недостатками. Появляется ощущение, что деятельность ведется хаотично и нет слаженности, поскольку каждый из сотрудников движется в своем направлении. Контролировать работу такой организации уже непросто, поэтому пора задуматься о внедрении бизнес-процессов. На этом этапе задачей является создать такую систему управления бизнес-процессами, которая сможет объединить действия нескольких десятков сотрудников.

Еще один важный нюанс касается регламентации. Четко прописывать и документировать стоит лишь те процессы, которые полностью отлажены и многократно повторяются. Если же те или иные процессы все время меняются, то их нужно тестировать и выбирать наиболее эффективные.

И в-третьих, нужно учитывать специфику деятельности компании. Четкая регламентация бизнес-процессов возможна не на всех предприятиях. Сюда относятся компании, которые занимаются различными проектами, например, строительные компании или производства чего-либо на заказ. Как показывает практика, эффективно управлять ими через отлаживание бизнес-процессов невозможно. Проектная деятельность подразумевает под собой наличие планов, дедлайнов, четкого бюджета и других рамок, поэтому здесь нужны другие рычаги управления. Бизнес-процессы успешно внедряются в компаниях, которые функционируют на основе многократно повторяющегося алгоритма действий. Это ритейловые фирмы, серийные производства и т. д. Для них внедрение бизнес-процессов становится тем самым механизмом, который обеспечивает их бесперебойную работу.

Чтобы было понятно, в чем состоит разница, разберем, как деятельность предприятия соответствует двум параметрам — простоте и повторяемости. С этой точки зрения существует четыре главных вида деятельности:

• простая неповторяющаяся деятельность;
• простая и повторяющаяся в соответствии с определенным алгоритмом деятельность;
• сложная неповторяющаяся деятельность;
• сложная повторяющаяся деятельность.

Учитывая данную классификацию, мы можем сделать выводы, которые обычно игнорируются. Деятельность предприятий различается по своей сути. Поэтому в разных случаях эффективными оказываются разные инструменты управления. Если это не учитывать, а полагаться лишь на теорию процессного подхода, то оптимизация и управление бизнес-процессами не дадут нужного результата.

Чтобы не оказаться в ситуации, когда, действуя из лучших побуждений, получаешь не тот эффект, которого ожидал, следует понимать, какой элемент деятельности вы пытаетесь урегулировать или оптимизировать на данном этапе. Для этого необходимо знать точные определения всех составляющих деятельности:

• • Задача — работа одного сотрудника, которую он выполняет за один раз в течение конкретного промежутка времени. Следующая задача будет подразумевать уже другие требования.
  • Функция — это действия, которые один сотрудник выполняет многократно. Правила и нормы, на которые он ориентируется в своей деятельности, всегда одни и те же.

  

  • Проект — деятельность нескольких исполнителей в течение длительного периода времени, выполняется однократно. Новый проект всегда подчиняется другим условиям и правилам.
  • Процесс — это работа, выполнение которой подразумевает постоянное повторение четких алгоритмов действий; в процессе задействованы сразу несколько сотрудников.

  Таким образом, если предприятие занимается проектной деятельностью, то пытаться внедрять в нее жесткие бизнес-процессы бессмысленно. Ведь процессный подход подразумевает управление тем, чего в компании такого типа нет. Точно также не стоит браться за оптимизацию системы управления проектами, если работа в организации построена на процессах. Вы рискуете понести затраты и еще больше усложнить ситуацию.

  4 подхода в управлении бизнес-процессами

  Существуют разные технологии управления основными бизнес-процессами, но все они подчинены одной цели — повысить качество продукта и как следствие, удовлетворить потребности своих клиентов. И не важно, что это за продукт — услуги юриста или косметическая продукция.

  Поговорим о самых распространенных подходах к управлению бизнес-процессами.

  Принятие стандартов управления бизнес-процессами

  Стандартами являются зафиксированные документально нормативы, которые простым языком описывают определенный эталон.

  Принятые руководством стандарты:

  • гарантируют качественное выполнение работ;
  • помогают новым сотрудникам быстрее адаптироваться;
  • сокращают риски на производстве.

  Именно на базе стандартов выстраиваются последующие бизнес-процессы.

  Совершенствование бизнес-процессов

  Под оптимизацией текущих бизнес-процессов понимается уменьшение расходов, снижение количества ошибок и сокращение цикла производства.

  

  Оптимизировать бизнес-процессы можно двумя способами:

  • Реинжиниринг — полная реконструкция системы, которая существует на предприятии сейчас.
  • Кайдзен — постепенное и безостановочное улучшение всех инструментов управления. В этом случае цели управления бизнес-процессами ставится именно совершенствование текущей модели, без конкретных цифр. Это отличает кайдзен-подход от реинжиниринга.

  Отличительной особенностью стиля кайдзен является то, что все сотрудники компании, начиная от рядовых и заканчивая топ-менеджерами, работают над улучшением бизнес-процессов.

  Информационные технологии

  Сегодня невозможно представить себе оптимизацию работы компании без использования различных инфотехнологий.

  

  Благодаря компьютерным технологиям можно быстро и качественно собирать, обрабатывать и хранить данные, а также обеспечивать их защиту. Кроме того, инфотехнологии помогают упростить процесс выработки управленческих решений за счет его автоматизации.

  Систематизация бизнес-процессов

  Сферы деятельности любой компании можно отнести к тому или иному бизнес-процессу. Управление существующими процессами и является управлением организацией. Под процессом понимается алгоритм определенных действий, которые всегда ведут к одному результату.

  Какие бывают типы бизнес-процессов?

  • Управление. Все действия, связанные с администрированием, а также процессы, благодаря которым организация держится на плаву: рост, способность конкурировать, достижение результатов. Отличительными чертами этого типа деятельности являются планирование, учет, исправление ошибок и контроль управления бизнес-процессами.
  • Производство. Деятельность, связанная с производством, считается главной, так как обеспечивает компанию продуктом, который приносит прибыль. В основе такой деятельности, как правило, лежит не более девяти основных процессов. Контролировать большее количество действий эффективным образом одному человеку невозможно. Чтобы понимать суть производственного бизнес-процесса, изучите схему жизненного цикла товара или услуги. В независимости от продукта алгоритм почти всегда один и тот же: он начинается с изучения потребностей целевой аудитории и заканчивается пост-продажным обслуживанием
  • Обеспечение. Процесс, который дополняет производственную деятельность. Во всех организациях есть направления, поддерживающие работу организации, например, кадровое, техническое, финансовое обеспечение.

  Чтобы осуществлять эффективное управление бизнес-процессами предприятия, за каждый вид деятельности должен отвечать конкретный менеджер. Он отвечает за результаты своей цепочки действий и решает, что необходимо предпринять, чтобы наилучшим образом удовлетворить потребности клиентов.

  

  3 этапа управления бизнес-процессами

  Разделение

  

  На первом этапе важно понять, как обстоят дела со всеми процессами в вашей организации. Допустим, вы знаете, что это за процессы. Но как вы их разграничиваете? Где начало одной и окончание другой цепочки? Необходимо разобраться с этими вопросами, иначе в вашей работе будет много путаницы.

  Кроме того, следует знать, кто отвечает за каждый из процессов в компании. Руководители этих направлений называются владельцами бизнес-процессов. В этом и состоит разница между функциональным и процессным подходами. Функции подразделений определяются как процессы, и в некоторых случаях после разделения границ они могут не соответствовать друг другу. Следовательно, поменяются и задачи, которыми занимается руководитель отдела.

  Также принимается решение относительно того, кто, как и по каким алгоритмам будет работать над процессами.

  Разработка бизнес-процессов

  На этот этап уходит больше всего времени и сил. Все участники деятельности обучаются правилам и нормативам, которые необходимы для описания процессов. Далее составляется детальное описание. Оно должно быть настолько подробным, чтоб облегчить оптимизацию процессов, которые задействованы в операциях.

  

  Затем определяются показатели процессов. И только после этого происходит внедрение, то есть совершенствование текущих процессов таким образом, чтобы они соответствовали задокументированным на бумаге. То есть прописывание процессов — это своего рода ориентир, который помогает их улучшать.

  Но пока что мы лишь готовим базу для развития. Время для глобальных изменений еще не наступило.

  Совершенствование процессов.

  

  Теперь все готово к основным действиям. Чтобы реализовать задуманное, необходимо собрать команду, которая будет заниматься поисками возможностей для изменения текущей ситуации. Все идеи и задачи собираются в один проект, который координирует тот, у кого есть требуемые ресурсы, знания и полномочия.

  Когда появятся первые результаты, следует их проанализировать, а через какое-то время сделать полный аудит бизнес-процессов. Этот цикл повторяется без остановки и задействует все или почти все направления деятельности предприятия.

  Автоматизация управления бизнес-процессами

  Различные технологии помогают автоматизировать бизнес-процессы. Речь идет о программном обеспечении, которое внедряется на предприятие, чтобы действия и задачи выполнялись быстрее.

  Сегодня существует множество разных систем управления, начиная от стандартных CRM и заканчивая сложными по своему функционалу ERP программами, которые существенно упрощают реализацию всех бизнес-процессов в рамках той или иной компании.

  

  Даже простейшие CRM-системы могут автоматизировать процессы и тем самым сделать их более эффективными и простыми в исполнении. Что под этим подразумевается?

  1. Безостановочный сбор данных.
  2. Быстрая генерация отчетов. Достаточно сделать один клик.
  3. Обмен данными между отделами. Зависит от уровня взаимодействия.
  4. Освобождение человеческих ресурсов, которые ранее требовались для работы с документами.
  5. Коммуникация между отдельными сотрудниками упрощается за счет оперативной передачи сообщений и задач. Автоматизация взаимодействия с клиентами.
  6. Рост результатов деятельности организации.

  Наиболее популярной сейчас является CRM Энвибокс. И она, безусловно, заслуживает внимания. Эта система помогает быстро автоматизировать самые главные бизнес-процессы. Для этого нужно лишь зарегистрироваться и внести абонентскую плату за пользование CRM. Сумма зависит от того, сколько сотрудников будет работать в системе.

  

  Нажатием всего нескольких кнопок можно получить данные о клиентах, быстро сгенерировать для них рассылку по электронной почте, получить информацию о совершенных сделках. Кроме того, Энвибокс позволяет составлять списки задач, планировать рабочий день, создавать различные «напоминалки» и загружать стандарты.

  Этапы внедрения бизнес-процессов в компании

  Запуск бизнес-процессов подразумевает под собой различные действия, благодаря которым совершенствуется или изменяется алгоритм работы в организации.

  Систему бизнес-процессов важно не просто продумать, необходимо грамотно её запустить. Это не просто, особенно в тех случаях, когда предприятие уже много лет работает по одной и той же схеме.

  Запуск бизнес-процессов — это целое мероприятие, которое состоит из следующих шагов:

  1. Сотрудники знакомятся с новым алгоритмом работы.
  2. Чтобы вовлечь работников в новый процесс, им объясняют, какие выгоды и возможности они получат в результате данных мероприятий.
  3. Жизнеспособность нового алгоритма проверяется на конкретном сотруднике или целом подразделении.
  4. По итогам тестирования бизнес-процессов проводится обучение персонала. Сотрудники знакомятся с новыми обязанностями и задачами.
  5. После обучающих мероприятий начинается внедрение бизнес-процессов в текущую схему работы.
  6. Следование новому алгоритму должно контролироваться. Вы должны быть уверены, что весь персонал работает в соответствии с новыми правилами.

  Обязательно распределите, кто и за что отвечает. Каждый работник должен понимать, что успешное внедрение новых процессов отразится на доходах предприятия и на заработной плате сотрудников. Тогда каждый из них легко примет нововведения и будет относиться к ним более осознанно.

  

  3 распространенные ошибки управления бизнес-процессами

  Приверженцы моделирования и управления бизнес-процессами приводят множество доводов, убеждающих в том, как важно вкладывать ресурсы в это мероприятие. В частности, они рассказывают, что управление бизнес-процессами позволяет сильно сократить расходы, поскольку происходит автоматизация управления бизнес-процессами. Также поставленные задачи теперь выполняются гораздо быстрее.

  Но есть и те, кто оспаривает данные утверждения. В качестве аргумента они приводят идею о том, что компании начинают зависеть от конкретной технологии и вынуждены тратить много средств и ресурсов на оптимизацию процессов. А если внедрение нового алгоритма выполнено неграмотно, то инвестиции не дадут предполагаемого результата.

  

  По сути правы и те, и другие. Если изначально есть понимание того, как управление бизнес-процессами и внедряемые технологии усовершенствуют работу предприятия, и если процесс реализации проходит успешно, то в итоге организация сможет достичь поставленных целей, сократив при этом временные и финансовые ресурсы и избежав ошибок.

  Можно выделить три ошибки, которые компании часто совершают, занимаясь разработкой и управлением бизнес-процессами. Эти ошибки могут стать для них роковыми:

  Ошибка № 1. Компания делает вложения в технологии управления бизнес-процессами, не определив толком, что конкретно необходимо улучшить.

  Как правило, большинство руководителей с энтузиазмом внедряют в компанию различные технологии. Всех привлекает инновационный характер изменений, возможность сократить расходы, упростить коммуникацию внутри компании и при взаимодействии с клиентами. Но мало кто из управленцев по-настоящему задумывается о том, как это все будет функционировать в реальности.

  Бывает и такое, что компания приобретает высокотехнологичную CRM-систему и только потом задумывается, так уж ли она была нужна. Ведь даже внедрив инновации, нельзя быть уверенным, что они смогут решить существующие проблемы и выведут бизнес на новый уровень.

  

  Для начала следует понять, что конкретно вы хотите получить от внедряемой технологии. Ответить на этот вопрос поможет схема текущих процессов. Глядя на нее, подумайте, какие звенья процесса нуждаются в усовершенствовании. Так вы определите, какие характеристики для вас наиболее важны при выборе технологии. И это существенно облегчит выбор.

  Ошибка № 2. Перед тем как внедрить новые бизнес-процессы, компания не пыталась работать над старыми.

  Когда у вас перед глазами будет карта текущих процессов, подумайте, можно ли улучшить то, что уже есть, до того, как вы начнете проводить изменения. Ошибкой будет пытаться заменить неэффективные процессы новыми ИТ-технологиями.

  

  Процесс внедрения бизнес-процессов полезен организации тем, что позволяет по-новому взглянуть на текущую ситуацию, выявить «слабые звенья» и попытаться их усовершенствовать. Довольны ли вы теми результатами, которые есть сейчас? Если вас они не устраивают, то в чем может быть причина? Как дела обстоят на данный момент? От чего необходимо отказаться? Повторяется ли этот процесс? Что стоит автоматизировать, а что оставить как есть? Каким образом можно эффективно провести внедрение инноваций?

  Есть техники, которые помогают сделать процесс внедрения более успешным. Метод «Шесть сигм» структурирует поиск путей изменения параметров бизнес-процессов. А концепция «бережливого производства» позволяет обнаружить неэффективные моменты. Также необходимо следить за тем, чтобы сотрудники, занимающиеся внедрением бизнес-процессов, уже на ранних этапах плотно взаимодействовали с техническим и операционным отделами. Так изменения будут происходить быстрее.

  Ошибка № 3. Компании увлекаются управлениям бизнес-процессами и превращают его в ИТ-проект.

  Конечно, в основе управления бизнес-процессами часто лежат ИТ-технологии. Однако если взваливать всю работу на плечи технического отдела, это может привести к провалу. ИТ-специалисты, безусловно, владеют знаниями из своей области, но вряд ли они столь же хорошо разбираются в бизнес-процессах.

  

  По этой причине управление бизнес-процессами нельзя воспринимать как технологию. Важное значение имеет участие бизнес-пользователей в этом процессе.

  Для успешного внедрения следует начать с понимания того, каких результатов вы хотите достичь благодаря управлению бизнес-процессами. Прежде чем осуществлять автоматизацию управления бизнес-процессами, попробуйте улучшить текущую ситуацию. Получите гарантии того, что результат, полученный посредством внедренных технологий, будет собственностью организации.

  Источник https://www.comindware.ru/blog/%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%B1%D0%B8%D0%B7%D0%BD%D0%B5%D1%81-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%86%D0%B5%D1%81%D1%81%D0%B0%D0%BC%D0%B8/

  Источник https://habr.com/ru/company/trinion/blog/273025/

  Источник https://envybox.io/blog/upravlenie-biznes-processami/

  Похожие записи:

  1. Генри Нив и его книга «Пространство доктора Деминга: принципы построения устойчивого бизнеса»
  2. Государственный сектор является субъектом инновационного бизнеса
  3. Букмекерство, практика финансирования индустрии спорта за счет лотерейного и букмекерского бизнеса
  4. Международный энергетический бизнес